××機關公文處理制度

　　××機關公文處理制度

　　第一章 總 則

　　第一條 為使廳機關的公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國家有關規定，結合廳機關實際，制定本制度。

　　第二條 廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則，嚴格按國家和本制度的規定進行，做到準確、及時、安全、保密。

　　第三條 廳辦公室主管廳機關並負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務是：

　　（一）依據國家有關規定，制定廳機關公文處理工作的各項具體規章、制度，並負責組織實施；

　　（二）負責廳機關的收、發文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作；

　　（三）起草、校核以廳和廳辦公室名義制發的公文；

　　（四）負責公文處理中的督促檢查工作；

　　（五）負責公文處理中的安全保密工作；

　　（六）對下級單位公文處理工作進行業務指導，組織業務交流和業務培訓；

　　（七）負責與公文處理有關的其他工作。

　　第四條 廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鑽研，樂於奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質量。

　　第五條 廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內各種事務。

　　第二章 公文種類

　　第六條 公文必須按國家規定的文種行文，公文的種類主要是：

　　（一）命令（令）

　　適用於依照有關法律規定發布規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。

　　（二）決定

　　適用於對重要事項或者重大行動做出安排。

　　（三）指示

　　適用於對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。

　　（四）公告、通告

　　“公告”適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。

　　“通告”適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。

　　（五）通知

　　適用於批轉下級的公文，轉發上級機關秒相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用幹部。

　　（六）通報

　　適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　（七）報告

　　適用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。（凡請上級機關指示或者批複的公文，不得用“報告”）

　　（八）請示

　　適用於向上級機關請求指示、批准有關事項。（“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”）

　　（九）批複

　　適用於答覆下級機關的請示事項。

　　（十）函

　　適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批複。（即使是向有關主管部門“請求”批複，也不得用“請示”）

　　（十一）會議記要

　　適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

　　第三章 公文格式

　　第七條 公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等部份組成。

　　（一）發文機關應當寫全稱或者規範化簡稱；聯合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱，主辦機關應當排列在前。（文號應編主辦機關的文號）

　　（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標註在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標註在首頁的密級欄內。“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。

　　（三）緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標註在首頁右角上，有秘級時，收標註在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內，標明“特急”、“加級”、“平級”。

　　（四）發文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位於發文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置於中括號內。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

　　（五）上報公文，應當標明簽發人姓名，一般標註在發文字號右側。聯合上報的簽發人姓名上下排列，排列順序與發文機關一致。

　　（六）公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內容，一般應當標明發文機關，並準確標明公文種類，標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉公文，標題應當避免使用重複用語。

　　（七）主送機關，應當寫機關全稱或者規範化簡稱，位於標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之後。

　　（八）公文如有附件，應當在正文以後、成文時間之前註明附件名稱，如有二個以上附件應當註明附件序號。附件應當在首頁左上角註明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附件首面左上角註明主件發文字號。

　　（九）公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯合行文，聯合發文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間並加蓋印章同時在印章左上方標明“（此頁無正文）”。

　　（十）成文時間以領導人簽發日期為準，聯合行文以最後簽發領導人的簽發時期為準；電報以發出日期為準。

　　（十一）文件應當標註主題詞。上報的文件，應當按照上級機關的要求標註主題詞，主題詞標註在文件末頁抄送機關之上。

　　（十二）公文件的抄送機關標註在主題詞之下、印發機關和印發時間之上。

　　第八條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。印製文件標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。

　　公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文採用國際標準A4型（297×210）。左側裝釘。

　　第四章 行文規則

　　第九條 湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門，在職權範圍內可以獨立對外行文，

　　上行文：向省人民政府、省人大、省政協、國家交通部報告、請示工作。根據工作需要向中央有關部委彙報、請示工作。

　　平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答覆請示事項。本廳各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權範圍內向不相隸屬單位行文。

　　第十條 各行業管理局和二級單位在職權範圍內可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。

　　第十一條 本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業單位聯合行文。

　　第十二條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，除領導交辦事項外，“請示”不得直接送領導個人。

　　第十三條 報告中不得夾帶請示事項。

　　第五章 收文辦理

　　第十四條 收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　第十五條 收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應編號登記。

　　第十六條 文件分發應當根據文件確定的發送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清楚，編號登記、封發，機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。

　　第十七條 需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

　　第十八條 承辦單位應當抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬於本單位職權範圍或者說不宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦單位的文秘部門並說明情況。

　　第十九條 擬草公文應當做到：

　　（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，並加以說明。

　　（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精鍊，書寫工整，標點符號準確，編幅力求簡短。

　　（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發文字號。日期應當寫具體年月日。

　　（四）轉發公文應當轉發文件的責任者和公文標題。

　　（五）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結構層次不宜過多。

　　（六）必須使用國家法定計量單位。

　　（七）用詞用字準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，並註明簡稱。

　　（八）二級單位代廳擬稿，應當按公文格式打印或者用方格紙謄正，經領導人簽署上報。（並附報文稿磁盤）

　　第二十條 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

　　第二十一條 公文本機關領導人簽發。重要的或者涉及面廣的，必須由正職或主持的副職簽發；經授權，有的公文可以由辦公室主任簽發。

　　第二十二條 審批公文， 主批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱要註明時間。

　　第二十三條 草擬、修改和簽批公文，應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。

　　第二十四條 公文送領導人簽發之前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定，是否和有關部門協商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規定。

　　第二十五條 上級行政機關的秘密公文，除絕密和註明不准翻印外，經廳領導人或辦公室主任批准，可以翻印、複印，翻印、複印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、複印。不得密電明復，明電密電混用。

　　第二十六條 傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須採用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。

　　第二十七條 凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發室應將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，發送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發室應提供複製件。如轉發公文，應將該公文送至辦文處室，並註明公文去向。

　　第二十八條 廳辦公室應當根據來文內容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送廳領導批示，或者發送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

　　除特殊情況外，廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。

　　第二十九條 對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向並作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外，不應將公文在廳領導之間自行傳遞。

　　第三十條 經廳領導批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。

　　第三十一條 各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬於本處室、部門職權範圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回廳辦公室並說明理由。

　　第三十二條 送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。

　　第三十三條 公文辦理后要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。

　　第六章 發文處理

　　第三十四條 凡以本廳名義和廳辦公室名義制發的公文筆調，首頁均應用《湖南省交通廳發文稿紙》。文稿製作后，由主辦單位負責人簽字后經有關處室會簽，再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發。

　　第三十五條 行文應確有必要，注重實效，控制數量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級文件精神，不再制發具體措施的表態性或照抄照搬的公文。

　　第三十六條 送核文稿應做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，文風端正，同時要力求文字精鍊，用語規範，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學。

　　第三十七條 廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是：

　　（一）報批程序是否符合規定；

　　（二）是否確需行文；

　　（三）內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現行文意圖，並同現行有關公文相銜接；

　　（四）涉及有關部門業務的事項是否經過協商並取得一致意見，履行了會簽手續；

　　（五）所提措施和辦法是否切實可行；

　　（六）人名、地名、時間、數字、引文、密級、印發傳達範圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種、公文格式是否符合有關規定。

　　核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感，認真學習黨的路線、方針、政策，熟悉本廳業務，熟練掌握文秘常識，一絲不苟，嚴格把關，防止失誤和疏漏。

　　第三十八條 對確無必要行文的公文文稿，應提出不予行文的建議並說明情況，報分管廳領導審定。經領導批准不予行文的，應終止核稿。

　　第三十九條 文稿如需作較大修改，應與起草單位協商或請其修改。

　　第四十條 文稿由辦公室核稿后，應送分管廳領導審閱並簽發，最後送機要室編寫文號。

　　轉發文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發，各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統對口業務部門發函，一般由處室、部門負責人簽發，重要的經主管廳領導同意后簽發。

　　第四十一條 凡與外單位聯合行文的，應由其他單位簽發后，再到我廳會簽。會簽時，先由相關處室（部門）提出意見，再由辦公室核稿，然後送分管廳領導審定。文件內容以我廳業務為主的，編我廳文號；業務以其他單位為主的，由其他單位編文號。

　　第四十二條 文稿印發后，應將原稿和正稿一式五份送機要室，由機要室交檔案室存檔。

　　第四十三條 凡本廳產生的公文，印製裝訂蓋章后，由辦文處室（部門）到文印室取回並負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發室（送）寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達（不通過郵局）。郵寄一般一天一次，急件隨時送寄。

　　文印 事 務

　　第四十四條 廳辦公室打字室、複印室負責廳機關文印事務，原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業務性材料、簡報等，應由各處室、部門自行打印好后，交打字室印製。特殊情況下私人和外單位需在打字室、複印室印製文件、材料，須經廳辦公室負責人同意。

　　第四十五條 打字室、複印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務，需印件應先送廳辦公室，由廳辦公室核定印製數量，統籌安排后，交打字室、複印室印製。催印或發現印製數量、質量上的問題，各處室、部門亦應告知辦公室處理，一般不直接同打字室、複印室聯繫。

　　第四十六條 打字室、複印室應熱情為機關服務，準確熟練地掌握和使用公文排印標準，努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下，對緊急或重要公文應在規定的時間內打印完畢。送印件集中時，應按照輕重緩急，抓緊處理。

　　第四十七條 複印室應堅持定時開機複印。非急件，每天上午11：00—12：00，下午4：30—5：30，急件經辦公室負責人同意，隨到隨印。

　　第四十八條 厲行節約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料，打字室、複印室應杜絕浪費，熟練掌握速印、複印技巧，嚴格按核定數量印製公文。

　　第四十九條 廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。