採購流程管理制度

　　採購流程管理制度（一）

　　一、目的

　　為了進一步加強公司制度管理，健全企業採購管理制度，監督和控制不必要的開支，保證採購工作的正常化、規範化，特制定此制度。

　　二、工作程序

　　（一）採購原則

　　1、採購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和採購經辦人必須高度重視。

　　2、採購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，並綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優選取。

　　3、一般日常辦公用品及其它消耗用品由綜合辦公室人員負責採購，需求時填寫《物品申請單》；

　　4、原材料及設備的請購由各子公司或部門自行負責採購，需求時填寫《物品申請單》或《採購訂單》，入庫時由採購的子公司或部門對固定資產進行編碼，送綜合辦資產管理專員處備案。

　　5、物料採購應盡量採用月結方式為付款條件與供應商洽談。

　　6、單次採購在金額在2000元以上的，有兩名採購人員一同進行採購，單次採購金額在10000元以上的有財務部派人一同進行採購。

　　（二）採購申請

　　1、需採購部門填寫《物品申請單》，填寫清楚物件的品名、規格、數量，需求日期及注意事項，經部門負責人簽字確認后交由綜合辦公室處；原材料及設備的《物品申請單》或《採購訂單》交財務部審核。

　　2、採購之前，採購經辦人進行統一匯總採購原則。

　　3、緊急採購時，由需求部門在《物品申請單》或《採購訂單》上註明“緊急採購”字樣，以便及時處理。

　　4、若撤銷採購，應立即通知綜合辦公室或採購人員，以免造成不必要的損失。

　　（三）採購流程

　　1、採購經辦人根據《物品申請單》或《採購訂單》內需填寫所購物品和數量進行估算價格。

　　2、原材料及設備的採購在採購之前必須把《物品申請單》或《採購定單》交到財務部進行審核，審核后報分管負責人或總經理審批后，方能給採購人員進行採購。

　　3、採購物料定單和採購設備必須寫上公司統一規定PO單號報總經理審批后複印一份交與財務。

　　（四）採購經辦人職責

　　1、建立供應商資料與價格記錄。

　　2、做好采內參市場行情的經常性調查。

　　3、詢價、比價、議價及定購作業。

　　4、所購物品的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。

　　5、做好平時的採購記錄及對帳工作。

　　（五）採購方式

　　1、集中計劃採購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。

　　2、長期報價採購：凡生產用物料須選定供應商議定長期供貨價格。

　　3、與供應商洽談需兩人以上進行，並對供應商評審。

　　採購流程管理制度（二）

　　一、請購及其規定

　　1、請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據需要確定一種或多種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2、請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　　（1）請購的部門；

　　（2）請購單填寫人；

　　（3）請購的日期及需求時間；

　　（4）請購的物品名；

　　（5）請購的物品數量；

　　（6）請購的物品規格；

　　（7）請購的物品用途；

　　（8）請購如有特殊需要請備註；

　　（9）請購部門主管；

　　（10）請購單審核人；

　　（11）公司總經理。

　　3、請購單及其提報規定

　　（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批准后報採購部門；

　　（2）食品採購是根據警戒庫存按月銷量在網店管家新建採購訂單，辦公用品及包材採購物料的請購應統一填寫《物料申請表》；

　　（3）食品的採購訂單應由採購主管審核后再由採購專員提報至供應商，與供應商確認到貨信息后填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知採購主管從其它渠道調貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批准后報採購部門，待採購部簽字后，請購部門備份；

　　（4）其它涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文檔也需一併提交；

　　（5）遇公司經營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意后提報採購部門，簽字確認手續後補。

　　（6）單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。

　　（7）其它請購單的更改和補充應以書面形式由部門主管簽字后報採購部。

　　二、請購單的接收及分發規定

　　1、請購的接收要點

　　（1）採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

　　（2）接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；

　　（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；

　　（4）對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2、請購單的分發規定

　　（1）對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

　　（2）對於緊急請購項目應優先處理；

　　（3）無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

　　（4）重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。

　　三、詢價及其規定

　　1、詢價應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

　　2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；

　　3、對於緊急請購項目應優先處理；

　　4、對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；

　　5、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

　　6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四、比價、議價

　　1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

　　2、對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

　　3、收到供應單位第一次報價應向公司領導彙報情況，設定議價目標；

　　4、重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。

　　五、入庫

　　（1）採購物資到達倉庫后，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準查看物品的包裝與日期，散裝食品應做質量判定，再按照採購清單驗收物資；

　　（2）倉庫驗收發現不合格品應不予入庫，並及時通知採購部作退換貨處理；

　　（3）已經驗收的產品，倉庫應及時的辦理入庫。

　　六、付款

　　採購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批後由財務付款。