學院黨委辦公室會計檔案管理制度

　　學院黨委辦公室會計檔案管理制度

　　為了加強我校會計檔案的管理，根據財政部、國家檔案局頒發《會計檔案管理辦法》和原國家教委《高等學校財會類檔案工作規範》等法規，結合我校的具體情況，特制訂本制度。

　　一、會計檔案的立卷及歸檔

　　（一）會計檔案由會計部門（包括學校獨立核算單位的會計部門）按歸檔範圍及要求，負責整理立卷，裝釘成冊，封面應逐項按規定填寫清楚，標題要簡明，字跡工整、清晰，並編製會計檔案保管清冊。

　　（二）當年的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會計部門的兼職檔案員編製移交目錄（一式二份）送領導審核簽字后，連同案卷一併移交學校綜合檔案室統一保管。獨立核算單位的會計檔案暫由形成會計檔案的單位保管，以後視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會同學校財務處進行檢查，指導立卷歸檔工作。

　　（三）會計檔案移交到綜合檔案室后，原則上應保持原冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會同會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

　　二、會計檔案保管期限

　　（一）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類（詳見附表1、2）。

　　（二）會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　三、會計檔案借閱

　　會計檔案借閱除執行《檔案材料借閱規定》和《保密規定》外，還須按以下規定執行：

　　（一）學校財務處工作人員查閱會計檔案，經報告本部門領導后可直接到綜合檔案室查閱。

　　（二）校內有關部門查閱會計檔案，須經請示會計部門負責人批准，到綜合檔案室辦理有關手續後方可查閱。如需複製或摘抄會計檔案作為旁證材料，須經會計部門和綜合檔案室負責人批准，並在複製或摘抄件上籤署意見和蓋章後方能作為旁證材料。查閱或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。

　　（三）學校會計部門因特殊需要，需將會計檔案借出，須經會計部門領導和綜合檔案室負責人批准，由會計人員到綜合檔案室辦理登記手續方可借出。其他單位查閱會計檔案，只限於綜合檔案室查閱，一律不準借出。

　　（四）借閱會計檔案的人員和檔案管理員，在會計檔案借閱時應當面清點憑證序號和張數，並辦理登記手續。歸還時，雙方要當面檢查是否原樣完整無缺，方能在借閱登記簿上註銷。

　　四、會計檔案鑒定和銷毀

　　（一）已移交到綜合檔案室的會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，報校主管領導批准並在會計檔案銷毀清冊上籤署意見。

　　（二）對於保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊上和會計檔案保管清冊中列明。

　　（三）銷毀會計檔案時，由綜合檔案室和會計部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告主管領導。

　　附表：

　　1、企業和其他組織會計檔案保管期限表

　　2、財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表