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做好乾部檔案管理的體會

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  幹部人事檔案工作,是組織人事部門工作中的一個重要組成部分,是做好乾部工作的基本前提。加強幹部人事檔案規範化管理,充分發揮幹部人事檔案在實際工作的作用,是幹部管理的一項重要任務。幹部人事檔案工作做得好不好,直接影響到幹部工作的效率和質量,同時也是衡量一個地區、一個部門、一個單位幹部工作水平的標誌之一。結合實際,本人認為要做好乾部人事檔案管理工作,必須做到“四抓四到位”。

  一、抓關鍵,領導重視到位。

  長期以來,由於幹部人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作,是一項並不引人注目、默默無聞的工作,因此,有些領導對幹部人事檔案工作不夠重視,存在着一些認識誤區。一是無關緊要的思想。認為現在使用幹部重在現實表現,幹部檔案沒有多大作用;二是無需親為的思想。認為幹部人事檔案工作就是簡單的收存材料,是幹部檔案工作人員的事情,不需要領導親自抓;三是一般應付的思想。雖然口頭上講幹部檔案工作的重要性,但在實際工作中並不夠重視,認為幹部人事檔案管理沒有火燒眉毛的事,只要“守好攤”,幹部人事檔案不丟失,能應付外調、查檔就行了。

  由於思想認識不高,在實際工作中就存在着:1、管檔人員配備不到位,沒有按規定比例配備工作人員;2、投入不夠,基礎設施配套不到位,保管條件落後;3、檔案人員隊伍不穩定,變化比較大;4、幹部人事檔案人員政治、經濟待遇不高等。這些問題既影響了幹部檔案管理人員的積極性,又影響了幹部人事檔案管理的工作水平。因此,要做好乾部人事檔案工作,就必須加大宣傳力度,加強督促檢查,使各級領導進一步提高對幹部人事檔案工作重要性的認識,牢固樹立檔案意識,加強對檔案工作的領導,關心管檔人員的政治、生活待遇,重視幹部人事檔案的基礎工作,從而從整體上提高幹部檔案管理工作的水平。

  二、抓規範,基礎工作到位。

  維護幹部人事檔案的完整、準確與安全,是幹部人事檔案管理的基礎性工作和重要內容,涉及到貫徹落實黨的幹部路線、方針、政策,它直接關係到組織人事部門對幹部的評價、培養和使用,關係到每個幹部的切身利益和政治前途。因此,對檔案管理的基礎工作,一定要加以規範。但在檔案管理的實際工作中,仍存在着一些薄弱環節。一是檔案材料收集不齊全,沒有注意收集幹部檔案中必備的材料,造成檔案的材料流失。二是鑒別不準確,把不應歸檔、手續不完備和有問題的材料歸入了幹部檔案中,損害了檔案的真實性;三是整理不及時,對收集來的檔案材料沒有按規定及時整理歸入檔案,導致無序管理;四基礎設施不配套,檔案保管環境惡劣,影響了檔案使用;五是制度不到位,材料的轉入、轉出、檔案的查(借)閱等手續不按規定履行,檔案管理混亂。針對存在的這些問題,應堅持做到“四化”。一是收集歸檔程序化,建立健全乾部人事檔案材料的歸檔制度,特別對於人事變動、工資調整等材料,應及時督促有關部門收集,並按幹部管理權限移交管檔單位存檔。二是鑒別整理規範化,嚴格按照《幹部人事檔案整理規範》規定,認真細緻地鑒別、整理加工,該歸檔的歸檔,不該歸檔的予以剔除。三是設施建設標準化,按照檔案管理基礎設施建設的有關要求,配備標準的檔案用品、微機和設備,使幹部檔案管理實際現代化;四是管理工作制度化,自覺執行檔案管理的八項制度,使每項工作都制度化,保證管理工作井然有序地開展。

  三、抓素質,隊伍建設到位。

  隨着幹部人事制度改革的不斷深化,幹部檔案管理的手段也隨之進行相應的調整和變化,這就需要不斷提高幹部檔案管理隊伍的綜合素質,做到知識化、年輕化、專業化,使檔案管理工作既能繼承和發揚老檔案工作者的優良作風,又能根據工作的需要,與時俱進,開拓創新。但在實際工作中,幹部檔案管理隊伍建設有一些需要加強和改進的地方。一是人員配備比例不夠,有的甚至沒有明確管理人員,或者兼職人員主要精力不在檔案管理上;二是管檔人員整體素質不高,有的管檔人員政治素質不高,工作原則性不強,業務不熟悉,工作不踏實,應付了事;三是部分人員工作不安心,由於一些政治、生活待遇沒有落實,導致有些檔案人員缺乏奉獻精神,總想跳槽,影響了幹部檔案管理的質量。

  面對存在的問題,應該通過抓管檔人員的整體素質,來促進管檔隊伍的建設和提高。一是抓基礎。各管檔單位應該明確一名領導分管,同時按規定配備檔案管理人員,而且必須是中國共產黨黨員、中專(高中)以上文化程度,保證檔案員的素質。兼職人員不可兼職過多,應以幹部檔案管理為主,保證管檔人員的工作時間。二是抓培訓。通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓班,來更新觀念、更新知識,提高業務水平。同時,鼓勵檔案人員不斷地學習幹部檔案管理工作的方針和政策,提高政治素質,增強原則性。三是抓待遇的落實。一方面重視檔案管理人員勞動保護工作,督促管檔單位落實有關經濟待遇;另一方面,從政治上關心管檔幹部的培養和成長。通過一系列措施,從整體上提高幹部檔案管理隊伍的綜合素質,提高幹部檔案的管理水平。

  四、抓服務,信息開發到位。

  加強幹部檔案管理的目的,是為了充分利用幹部檔案,為幹部人事工作服務。這是幹部檔案工作中心環節,是幹部檔案賴以生存和發展的基礎。隨着幹部人事制度改革的不斷深化,幹部檔案除了滿足工資制度改革、幹部工齡認定、老幹部待遇落實等一般性日常管理外,對各級黨組織公正、客觀地培養和使用幹部,已成為一個重要的依據。但是,傳統的幹部檔案管理方式,很難適應不斷改革深化的幹部管理工作。一是資料收集手段落後。依照傳統的呈報程序,檔案材料沒有及時更新和補充,信息不新,數據不準,影響了幹部工作效率和質量。二是管理方式落後。還是傳統的那種“你送我裝”、“你借我調”的管理方式,只注重收集,不注重信息的開發和分析。三是服務方式單調。只滿足於幹部工作需要,缺乏將幹部工作與本地區的經濟和社會發展結合起來的意識,對幹部檔案利用開發不夠。

  因此,要使幹部人事檔案更好地為幹部工作,為經濟建設服務,就必須改變傳統的管理方式,通過服務來促進信息資源的開發。一是實行現代化管理。充分利用計算機在幹部檔案管理工作中的作用,建立和完善幹部檔案數據庫,及時更新,動態化管理幹部人事檔案信息,保證幹部檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是實行開放式的管理。一方面建立幹部工作業績檔案,及時將幹部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案,為憑實績用幹部提供必要的依據。另一方面建立幹部能力檔案,重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、註冊考試等能反映個人才能資料,真實、準確、完整、立體地反映幹部的情況,提高決策工作的水平。三是實行服務式管理。在工作中注重實效,在嚴格執行保密制度的前提下,堅持熱情服務,在幹部的入黨、出國、調動、任免、福利待遇、辦理退(離)和處理歷史遺留問題時,盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料,努力為幹部工作提供優質服務,提高幹部檔案的使用效率。

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