大學檔案銷毀制度

　　大學檔案銷毀制度

　　檔案館保管的檔案，經認真鑒定后，確認沒有保存價值的或已經保管期滿（長期保管為16——30年左右，短期保管為15年以下）的檔案就應進行銷毀。檔案的銷毀工作是一項十分嚴肅的工作，必須認真做好，為此，特制定如下銷毀制度。

　　一、銷毀檔案的標準

　　1.保管時間標準

　　短期保管的檔案，15年期滿，經過認真複查，校主管領導批准即可銷毀；30年保管的檔案， 50年期滿，經再次鑒定確認已無繼續保存的必要，經校主管領導批准即可銷毀。

　　2.檔案內容、來源、形式標準 檔案館對所管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對原基礎不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要再進行一次認真的鑒定，用檔案的內容、來源、形式為標準，重新判定檔案的價值，剔除無繼續保存價值的檔案。

　　二、銷毀檔案的程序

　　1.檔案館對已保管期滿，擬銷毀檔案提出存毀的初步意見；並對擬銷毀的檔案按類別造冊登記，分別送交檔案形成部門領導進行初審。

　　2.匯總初審意見，編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊，是準備剔除銷毀案卷的登記薄。同時，還應撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

　　3.銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交校主管領導審核、批准。

　　4.銷毀時要進行監銷

　　經鑒定批准銷毀的檔案，必須送指定地點化為紙漿；不準出賣或做其它用；銷毀檔案時，要有人監銷，並在銷毀清冊上註明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人要簽名蓋章以示負責。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，並在銷毀清冊上詳細註明。

　　三、銷毀檔案的組織領導

　　1.檔案銷毀的具體工作由檔案館承辦，並將銷毀清冊立卷歸檔。

　　2.送交檔案形成部門進行初審的擬銷毀案卷的清冊，必須經部（處）級主管領導簽字，方為生效；並同檔案館形成的銷毀清冊一同加以妥善保管。

　　3.銷毀清冊及銷毀檔案的書面報告必須經校主管檔案工作領導簽字，方能生效。