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物業檔案管理制度

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物業檔案管理制度 標籤:三項制度

  物業檔案管理制度(一)

  1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職文件存檔、註記工作。

  2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件櫃要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。

  3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

  4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

  5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。

  6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應複印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

  7、因工作需要借閱、複印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。

  8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

  9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,並保留追究其法律責任的權利。

  物業檔案管理制度(二)

  為規範本小區業戶檔案信息的管理,不斷完善信息的內容,使客戶檔案信息準確、及時有效,便於開展工作,同時確保資料的保存完好,特制定本管理規定:

  1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作;

  2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統一目錄,同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列,以便查閱;

  3、客戶信息檔案的內容包括:業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

  4、專管人員須認真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更,保證信息的準確性;

  5、業主檔案信息應嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關人員查閱,以保護業主的隱私,維護公司良好形象;

  6、為確保文檔安全,文件櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

  7、業主檔案永久保存,及時與業主溝通,及時變更業主信息,保證其準確性。

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