淺談如何做好新時期辦公室工作

　　淺談如何做好新時期辦公室工作

　　9月22日，我有幸有機會參加了市委辦、市政府辦舉辦的全市辦公室主任培訓會，通過此次培訓會，讓我對辦公室工作有了新的認識。現我就如何做好新時期辦公室工作談幾點初淺的想法。

　　一、存在的問題和困難

　　一是日常工作極為繁雜。辦公室獨有的工作性質、特殊的服務群體以及法律政策的動態性和變化性更增添了工作的艱巨性和繁雜性，工作經常加班加點，"白加黑"、"5+2"更是工作常態。

　　二是隊伍素質有待提高。辦公室工作具有直接性和突發性，對工作人員的素質要求很高，接待、綜治、突發事件處理等工作都需要靈活應變，文秘工作則要求既全且專，但是由於日常工作繁雜，辦公室人員的培訓學習不夠，總是被動服務多，發揮主觀能動性少，參謀服務、調查研究、綜合協調、自身建設的能力都有待加強。

　　三是幹部工作激勵缺失。由於工作壓力大、任務重，且缺乏必要的激勵機制，辦公室普遍難以進人，難以留人。根據工作實際和工作人員反映，辦公室的"幸福指數"相對比其他崗位要低很多，取得的成績又不像其他科室那麼明顯。辦公室工作因其特殊性和艱苦性，很多工作人員並不是很樂意到這個崗位來，即使來了，由於長期高負荷工作也容易喪失主動性和積極性。

　　三是鄉鎮黨政辦公室存在"四多四少"現象。即：辦具體事務多、抓大事多，謀全局、當參謀少；當前工作參謀服務多，超前謀划少；被動完成領導交辦任務多，創造性開展工作少；一般性參謀建議多，有深度的調研精品少。

　　二、做好新時期辦公室工作的幾點思考

　　新時期的辦公室工作要適應經濟社會發展和行政管理體制改革新形勢的要求，必須以科學發展觀為指導，堅持"發展要有新思路，改革要有新突破，工作要有新舉措"，推動辦公室工作思路、工作方法和管理理念創新。從這個意義上說，推動辦公室各項工作的創新，就是新形勢下辦公室工作的靈魂。只有把辦公室工作的"規律性"和"時代性"結合起來，把"創造性"和"繼承性"結合起來，把"創新精神"和"工作實際"結合起來，才能使辦公室適應新形勢的要求，更好地圍繞中心、服務大局。

　　（一）創新服務方式，當好參謀助手

　　必須創新工作方式，把工作的重心，轉變到既要完成日常的事務性工作，又要兼顧為領導決策參謀服務上來。一方面，辦公室是機關運轉的中樞，掌握各項業務的進展，了解各方面的信息，有能力、有責任為領導決策提供參謀服務；另一方面，辦公室熟悉行政程序和辦事規則，領導在議定政策、布置工作時，也需要辦公室出謀劃策。為了更好地發揮參謀助手作用，辦公室應抓住以下幾個關鍵環節：

　　一是找準定位，謀划全局。辦公室幹部要創新觀念，用黨的十八大精神和科學發展觀的戰略思想武裝頭腦，特別要樹立圍繞中心、服務大局、統籌安排的中心意識，主動參與，積極謀划，要緊跟領導思維節奏，緊跟重大決策進程，重點協助領導抓好信息諮詢和決策落實。辦公室幹部要努力鍛煉成既是處理日常事務性工作的高手，又是能夠善於出點子的高參。

　　二是超前籌劃。辦公室幹部要敢於打破傳統思維定式，對任何問題都要超前思考，提前介入，考慮問題儘可能"快半拍"。對領導同志關注的問題，儘可能做到提前謀划，充分發揮好補台、提醒、參謀、助手的作用。要爭取做到有備無患，積極圍繞本地區、本部門的中心工作，主動為領導排憂解難。說句心裡話，領導同志整天忙會，忙調研，忙閱文批文等等，有時很難抽出務虛的時間。如果辦公室根據需要，適時提出建議，效果肯定好，自然起到了參謀助手的作用。

　　三是主動服務。服務貴於主動，高質量地完成領導交辦事項和每項日常工作固然十分重要，但要當好參謀助手，提高服務層次，就必須做到主動服務。而做好主動服務，重點要抓好兩個方面：首先是吃透"兩情"。主動服務關鍵在於吃透兩情：領會領導意圖--上情、充分掌握下情。這就要求辦公室幹部一方面要準確把握政策，及時了解領導關心關注的重點，吃透上情；另一方面要加強調研，深入基層搞調查，深入一線摸實情，充分佔有一手資料，為領導決策出思路、出良謀，而不能閉門造車，靠"炒剩飯、炒冷飯"作文章。其次是加強預測。搞好預測性研究，善於從紛繁複雜、盤根錯節的問題中抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，善於從傾向性、苗頭性的問題中發現規律。

　　四是把握規律。辦公室要當好參謀助手，必須講求一定的方式方法，要謀到點子上，參在要害處。為此，要抓好兩個方面：首先要處理好與業務部門的關係。辦公室工作既不能替代業務工作，又不能脫離業務工作，要做到既不缺位、又不越位，還要善於補位，需要催辦的催辦，需要督查的督查，需要協調匯總的協調匯總，總之是只幫忙、不添亂。其次要勤於積累，善於總結。

　　（二）創新協調方式，形成機關合力，共同完成任務

　　在日常工作中，只有提高協調能力，才能最大限度地發揮機關優勢，調動各部門共同促進擬定事項的落實，在新形勢下，必須創新工作方式，提高協調能力，積極穩妥地協調好各類問題，調動各方面積極性、創造性，共同完成好任務。具體來看，辦公室要着力加強四個方面的協調：

　　一是領導班子內部的協調。辦公室要圍繞決策的形成和落實，使每位領導都了解基本情況，為其有準備地發表意見創造條件。特別是要為主要負責同志提供儘可能多的信息，使其對決策相關的情況心中有數，充分了解決策的必要性、可能性、有利條件和不利因素。辦公室要着重分析決策過程中的不同意見，特別是與主要負責同志想法不完全相同的意見，深入分析產生分歧的內在原因，把握分歧的本質，做好事前溝通，保證決策順利進行。

　　二是機關內部各單位之間的協調。辦公室作為綜合協調部門，要堅持原則性和靈活性相結合，千方百計從差異中尋找共同點，避開或刪去枝節的矛盾點，爭取從大處着眼，達成共識。同時，允許各方求同存異，保留不同意見，儘可能創造寬容和諧的氛圍，以確保決策能夠很好地貫徹執行。

　　三是上下級之間的協調。在上下級之間的工作聯繫中，辦公室也要當好潤滑劑。一方面，下級對上級的請示報告，辦公室要把好會簽關，充分徵求各方面的意見，保證意見的一致性，同時，給上級領導提供充分的背景信息，讓領導了解事情的來籠去脈，體現全面性。另一方面，對上級的指示、決定，要協調下級單位貫徹執行，保證決策的順利實施。

　　四是辦公室內部的協調。辦公室工作涉及辦文、辦會、辦事的各個方面，很多業務密切關聯。特別在新的時期，文件辦理、督辦落實、信息報送、政府信息公開、檔案管理等多項工作都密切關聯，只有了解全局的工作，才有可能做好某一方面的工作，才能保證辦公室各項工作的協調同步。因此，加強辦公室的內部協調和溝通，是做好辦公室工作的基礎。做到協調同步、配合同步，辦公室內部各單位就要做到立足全局、信息共享，統籌兼顧，步調一致。

　　（三）創新工作方式、加強督促檢查

　　督促檢查是整個領導行為的重要組成部分，督促檢查搞不好，整個鏈條就會斷裂。辦公室負有重要事項督查之責，必須高度重視督查工作。一是務求實效。督查工作必須真抓實幹，不能用會議落實會議，用文件落實文件。要做大量實際、深入、具體的工作，力戒表面化、膚淺化和抽象化，要以突出實效為目的。二是督辦與督查並舉。在督查過程中，不能只了解情況，了解工作進展，還應對存在的問題查明原因、分清責任，並責令當事人加強整改，最終要落到促進工作上來。三是調動一切積極因素，形成合力。督促檢查工作帶有系統性，往往涉及多個部門、多方面工作，很多情況下不是辦公室一個部門能夠完成的。這就需要辦公室調動、組織一切力量，加強配合，共同完成任務。

　　（四）加強保密工作，應對安全保密新形勢

　　在新形勢下，辦公室工作必須加強創新，適應保密形勢的需要。新時期的保密工作應重點抓好以下四個方面：

　　一是狠抓保密制度建設。首先，完善機關保密制度。《保密法》及相關法規，是對國家保密規定的基本制度，辦公室要在嚴格執行《保密法》的前提下，結合本地方、本部門工作的特點，制定有關會議、文件、存儲和傳輸介質、無線通信等保密管理的相關規定。其次，要加強保密檢查，使保密檢查工作經常化。辦公室要通過經常性的保密檢查，做到勤教育、常提醒，使每個同志時刻崩緊安全保密這根弦。再次，建立完善保密責任制。根據新時期保密工作的特點，建立並落實保密責任制度，如領導責任制、工作人員崗位責任制，並把保密責任制與考核制、獎懲制結合起來。

　　二是加強宣傳教育，抓好保密隊伍建設。隊伍建設是抓好保密工作的關鍵環節。首先，辦公室要建立一支高素質的保密隊伍。適應新形勢和新任務的需要，選拔一批懂技術、懂法律、善管理的幹部充實保密隊伍，並抓好學習培訓，不斷提高業務能力。其次，要加強全機關的保密教育。通過保密教育，除了使每個幹部了解保密工作相關的法律規章外，還要掌握現代科學技術知識，如通信、辦公自動化及互聯網保密等知識，從根本上提高防止失竊密的能力。

　　三是抓好要害部門、要害部位的保密工作。用現代高科技裝備起來的辦公自動化系統，對提高工作效率和工作質量發揮了巨大作用，但也給保密工作帶來了新的問題。在計算機信息處理中，電磁輻射、存儲介質、附加軟件、文件傳輸等，在通信中，將無線電通信設備帶入會場等都是失泄密的重要渠道。

　　四是公文、會議是保密的重點和關鍵點。做好文件的保密工作，關鍵是抓好工作規範。要嚴格按照相關的程序辦理。在文件準備階段，要合理地劃分密級，確定適宜的擬稿人選，確認發放範圍和份數；在文件運轉階段，要有嚴格的收發**記，堅絕避免擅自投遞；在文件使用階段，對涉密文件，要專人傳送，按照規定傳閱。其中任何一個環節上的失誤，都可能導致文件的失控或失泄密。在會議保密中，特別是一些重要涉密會議，辦公室人員要嚴格執行有關保密制度和規定，按照會務組織程序，做好會議的保密工作。

　　（五）保證好公文質量、加快文件運轉

　　公文辦理是辦公室的一項重要工作。要做好公文辦理工作，必須抓好兩個方面：保證公文質量，提高運轉效率。首先是把好公文質量關。文稿送領導審示之前的最後一道關口，就是經辦公室審核把關。把好文件質量關是辦公室工作的基本功和必修課。內容把關中要抓住兩個重要環節：一要實事求是，對其運用材料是否真實，對材料概括是否準確。二要觀點正確，推敲文件的觀點、政策是否符合憲法和法律，是否和上級的基本路線、方針、政策一致。格式把關主要看文種是否妥當，密級和緊急程度是否標準恰當，主送和抄送單位、發文時間、發文號是否正確等等。文字把關主要做到，經辦公室審核把關的文稿，要做到觀點鮮明，邏輯清楚，文字簡練，結構嚴謹，堅持好的文風。其次，加快文件運轉。機關行政效率很大程度上體現在文件辦理效率上。

　　（六）要重視抓好辦公室的思想、制度和人才隊伍建設

　　辦公室工作涉及機關工作的方方面面，是整個機關建設一項最基礎性的工作。要把這項工作抓出實效，必須從基礎建設抓起，其重點是：思想基礎、制度基礎和幹部隊伍基礎。

　　一是堅持五個到位，加強辦公室思想建設。辦公室幹部必須熱愛這項工作，為了工作而甘於任勞任怨，甚至任"冤"才行。因此，這就需要牢固樹立服務意識、習慣於平淡、甘心於奉獻，滿足於當"鋪路石"，才能做好辦公室工作。同時，必須事無巨細、扎紮實實地帶領大家做好每一項工作。另外，還要增強責任意識。辦公室必須建立明確的責任落實制度和嚴格的責任追究制度。只有把責任落實到人頭上，才能層層有壓力，人人有動力，確保工作有條不紊地運轉。要實事求是，要堅持時時、事事、處處注重實際，說實話、辦實事、求實效才行。無論是辦文、辦會還是辦事，都要結合實際、依法行政。在新形勢下，效率是辦公室工作的生命線。這就要求辦公室幹部一方面要提高自身的工作效率，另一方面，要督促帶動其他業務部門提高工作效率。要強化社會服務。多年以來，社會上流傳着國家機關"門難進、臉難看、事難辦"的說法，這與建設服務型機關的要求是背道而馳的。辦公室作為機關對外的"窗口"，必須使辦公室幹部牢記服務宗旨，提高服務質量，堅持服務到位。特別在新的時期，辦公室要堅持把樹立服務意識和奉獻精神，作為幹部的基本素質和要求，把貫徹落實科學發展觀和以人為本的理念，與提高辦公室幹部的服務質量密切結合起來，深入細緻地把服務工作做細做實，向社會展示政府機關勤政、廉政、為民的良好形象。

　　二是完善管理制度，實現辦公室工作的規範化

　　辦公室日常工作很具體，有些甚至很瑣碎繁雜，但都是為黨組和領導集中精力抓大事、謀全局創造條件，所以對於保障機關日常運轉的具體工作必須慎之又慎、細而又細，來不得一絲的馬虎。只有建立健全各項工作制度，做到靠制度管人，靠制度管事，才能使辦公室工作和創新走上規範化、科學化的軌道。只有不斷總結經驗，把重複性、程序性的工作理出其內在規律，並形成制度，才能使每項日常工作都有章可循。還要看到，制度完善是一個動態的過程，形勢的發展和工作重心的變化，要求不斷修訂完善規章制度，包括對已有的規章制度進行認真梳理，查漏補缺。要注意總結工作中好的經驗和做法，深入分析其中的原因和經驗教訓，不斷修訂完善各項制度，以克服工作的盲目性和隨意性，使之更加科學、更加合理、更加嚴密。

　　三是好乾部隊伍，打牢辦公室組織建設基礎

　　做好工作關鍵在人，創新的實踐源於人的主觀能動性，源於人對社會發展進步的感知力。建設一支積極創新、開拓進取的辦公室幹部隊伍，對於做好新時期的辦公室工作至關重要。1、提高政治素質。辦公室工作的政治性很強，要把思想政治建設作為辦公室建設的一條主線。2、培養"高層次、複合型人才"。新時期新任務對辦公室幹部素質提出了更高要求。辦公室幹部必須做到既能辦文辦會辦事，當戰鬥員，又能出謀劃策做助手，當高參；既能服務於領導，完成領導交辦的事項，又能面對群眾，服務於社會。3、提高政策水平。辦公室幹部要認真學習法律法規，學習基礎理論，提高政策水平和依法行政能力，提高業務素質。要做到這一點，根本途徑在於加強學習。4、提高文字水平。辦公室必須將提高文字水平作為培養幹部、提高能力的側重點，給予足夠的重視。5、提高創新能力。辦公室工作要適應領導需要，必須努力走在形勢前面，與時俱進，這就要求辦公室所有幹部培養創新思維，增強創新意識。因此，辦公室幹部不僅要掌握本單位基本的工作規律和工作方法，還要敢於探索，勇於突破，力爭走在前面，主動性、創造性地做工作。6、要提高應對突發事件的能力。辦公室幹部必須提高應對突發事件的能力，能夠把原則性與靈活性有機地統一起來。

　　四是抓好秘書隊伍建設，尤其是鄉鎮黨政綜合辦公室秘書隊伍建設。秘書要自覺接受這種嚴格的要求和監督，努力提高自己全方位的素質。首當其衝的就是要具備高度的政治素質。要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，牢固樹立全心全意為人民服務的思想。秘書要要勤政，忠於職守，勤奮敬業；要廉政，清正廉潔，嚴於律己；要優政，講求創新，優質高效。要善於聽取各方面的意見和反映，當好領導的耳目和助手，而不能高高在上，脫離群眾；要善於創新，開拓工作，而不能墨守成規，駐足不前；要認真細緻，精益求精，而不能粗枝大葉，得過且過；要謙虛謹慎，禮貌待人，而不能盛氣凌人，冷淡生硬等等。1、學習業務。作為秘書，要在做好日常工作的同時，認真鑽研各項相關業務工作，以提高分析問題、解決問題的能力。2、掌握現代化辦公手段，以提高工作質量和效率，更好地適應工作需要。3、提高文字水平。作為秘書，除了要把好呈閱領導同志材料的文字關之外，還需要為領導同志準備一些會議講話等相關文字材料，不具備一定的文字表達能力是不能勝任的。4、提高反腐倡廉的自覺性和主動性。在廉政問題上，要時刻利用正反兩方面典型勉勵和警示自己，做到警鐘長鳴、防患於未然。

　　總之，要做好辦公室工作，辦公室的每一個工作人員一定要放高眼光，不斷創新，端正態度，不怕困難，不懼辛苦，紮實工作，以自己的實際行動詮釋服務群眾，服務基層，服務發展，甘於奉獻的精神。同時，在繁雜辛苦的工作中，不繼積累經驗，為今後的發展打下堅實的基礎。

　　鄉黨政綜合辦公室

　　二0一三年十月八日