大學電子文件歸檔及管理辦法

　　大學電子文件歸檔及管理辦法

　　第一條　為規範我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關法律法規的精神，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱電子文件，是指通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　第三條　機關各處室、院（系、部）等單位和部門應建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門兼職檔案員）負責本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門）文書處理程序和相關人員的崗位責任。

　　第四條　凡有保存價值的電子文件，文件形成單位（部門）均必須歸檔。電子文件的歸檔範圍、保管期限和密級劃分，參照紙質文件歸檔的有關規定執行。

　　第五條　電子文件的收集與積累要求

　　（1）收集時應註明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；

　　（2）對用掃描儀等設備獲得的採用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一併收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；

　　（3）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應註明其軟硬件環境和相關數據；

　　（4）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術製成的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；

　　（5）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式；

　　（6）對用通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用電子文件，如不能轉換，收集時應連同專用軟件一併收集。

　　第六條　電子文件歸檔的基本要求

　　（1）電子文件應按照本單位（部門）紙質文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

　　（2）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標籤，標籤上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態；

　　（3）電子文件歸檔時，應同時填寫《電子文件登記表》，與相應的電子文件一同歸檔保存。

　　（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門）應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

　　第七條　歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門）必須認真檢測電子文件，並填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門）保存。

　　第八條　電子文件的檢驗應包括以下項目

　　（1）載體有無划痕、是否清潔；

　　（2）有無病毒；

　　（3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗和審核手續；

　　（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

　　（5）對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

　　第九條　綜合檔案室應按照檢驗要求對移交電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成單位（部門）重新製作。

　　第十條　移交綜合檔案室的電子文件應一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。

　　第十一條　歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

　　（1）歸檔載體應作防寫處理，避免擦、划、觸摸記錄塗層；

　　（2）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

　　（3）存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；

　　（4）環境溫度控制範圍為17℃-20℃，相對濕度控制範圍為35%-45%。

　　歸檔電子文件在形成單位（部門）的保管，也應參照上述條件。

　　第十二條　電子文件歸檔每滿一年對涉及的電子文件形成單位（部門）和檔案室的設備更新情況進行檢查登記。設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重複使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。

　　第十三條　檔案室對保管的電子文件應定期進行檢驗、轉存。

　　（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於20%，如發現問題應及時採取恢復措施；

　　（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉存一次，原載體同時保留不少於4年。

　　第十四條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批准，任何部門和個人不得擅自複製電子文件；利用歸檔的電子文件，應使用拷貝件；利用時要遵守保密規定；利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定範圍之內。

　　第十五條　歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國家關於檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續后實施；屬於保密範圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦寫載體上，應連同存儲載體一起銷毀，並在網絡中徹底清除，不屬於保密範圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

　　第十六條　檔案室應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

　　第十七條 本辦法自印發之日起施行，解釋權歸學院綜合檔案室，未盡事宜參照國家其他有關電子文件的標準和規定。