公司接待管理制度

　　一、總則

　　（一）為使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。

　　（二）本制度適用於公司基地接待工作。外駐機構及總部接待工作另作規定。

　　（三）行政辦公室負責制度解釋。

　　二、接待事務分類

　　Ａ類：貴賓接待。指公司領導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。

　　Ｂ類：業務接待。指營銷客戶的接待。

　　C類：普通接待。指一般來客的接待。

　　三、接待場所管理

　　（一）公司基地設三個接待處所：文化苑用於貴賓接待，商務室用於業務接待，休閑廳用於普通接待。

　　（二）其它場所除總經理室外一律不得用做接待場所，待客必須在指定處進行。

　　四、接待職責分工

　　（一）接待工作是公司窗口式工作，對於塑造企業良好形象、實現“先賣企業后賣產品”營銷策略目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規範操行。

　　（二）接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：

　　1.接待中心：提供一般接待良好環境的保障及備品準備，協理貴賓室、商務室定時進行“一般”清掃工作。

　　2.警衛值班：提供安全保障及來客導入。

　　3.總台文員：提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來客食宿。

　　4.經辦部門：負責接待洽談並陪同始終。

　　5.秘書：管理貴賓室、商務室、負責招待服務並陪同洽談及參觀介紹

　　（三）辦公室主任對接待工作負有全面責任。

　　五、接待方式

　　（一）貴賓接待：秘書迎接來客於文化苑入座，公司領導陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待，如須就餐由公司領導或指定專人陪同安排於公司或酒店就餐，必要時安排北京市裡酒店就餐。

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　　（二）業務接待：營銷部門主辦人員迎接客戶於商務室洽談，文秘員陪同並服務，以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐，由秘書服務、營銷經辦人陪同。如須安排外出就餐，由營銷部長或指派人員陪同。

　　（三）普通接待：業務部門接待並服務，以普通香煙、白開水方式招待，由部門指定人員陪同於餐廳就餐。

　　八、接待規則

　　（一）接待一般程序

　　警衛值班詢清來由后指導路線並通報總台

　　總台文員禮貌詢問后讓座於休閑廳並通報接待部門及服務人員

　　接待經辦人員請來客到專門接待室

　　接待洽談，總台安排食宿

　　相關人員禮貌送客

　　（二）接待禮儀要點

　　1.接待人員須嚴格遵守公司相關規定，不準有任何越格行為發生。

　　2.總台文員於接待進行時，須密切注視接待動態，做好控制指揮工作，保證規範進行。

　　3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋。

　　（三）接待用品準備

　　1.通用備品：煙及配套用品、水及水具、雜誌、便箋及鉛筆等。

　　2.特殊備品：文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等；商務室夏季飲料及糖果。

　　3.備品採購：依物資管理制度進行，秘書辦理採購。

　　（四）環境標準

　　1.物品擺放整齊，且表面無灰塵；

　　2.地面乾淨無臟物，空氣流通清新；

　　3.室溫適度，燈光合適，電視調好；

　　4.備品齊全。

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　　（五）參觀規定

　　1.決定參觀須請示辦公室主任批准。

　　2.參觀介紹以秘書為主，接待部門配合。

　　3.非經總值班批準不準入室參觀和拍照生產場所。

　　4.參觀進行時，原則上介紹者在先、接待經辦在後。

　　5.參觀所到之處，作業人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。

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