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公司接待方案

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  公司接待方案(一)

  1、心理準備

  (1)“誠懇”的心,要讓對方感到自己是受到歡迎、得到重視的。

  (2)合作精神。看到同事在招待客人,要有主動協助的精神,不能認為不是自己的客人就不予理睬。

  (3)具備一定的禮儀知識。特別注意在接待、洽談、宴請等方面的相關禮儀。

  2、物質準備:物質準備包括環境準備和辦公用品準備,主要由總經辦負責。

  (1)環境準備。全力打造清潔、整齊、明亮、美觀,無異味的接待環境。包括前台、會客室、辦公室、走廊、樓梯等處。

  (2)辦公用品準備。例如:前廳,為客人準備簡潔、色彩和諧的座椅。會客室,桌椅擺放整齊,桌面清潔,牆上掛上某次成功的大型公關活動的照片,桌上放一些介紹公司情況的資料,以提高公司的可信度。另外,茶具、茶葉、飲料要準備齊全。

  3、業務知識和能力的準備,即企業的發展歷史、產品特點、規格、種類、各部門設置及領導職工的情況;還要準備一些較完備的資料,如當地賓館、名勝古迹、遊覽路線、娛樂場所的名稱、地點、聯繫方式,本市的政治、經濟、文化等情況。主要由行政部、市場營銷部負責。

  4、了解來賓的基本情況,包括來賓的人數、姓名、性別、年齡、職務、民族及其宗教信仰等,以確定接待規格和制定接待計劃。主要由人事部、計劃部、財務部負責。

  快速了解外賓的基本情況后,還需要根據實際情況做好以下三項主要準備工作:確定接待規格、擬定日程安排、提供經費列支。包括到機場或車站迎接得人員、迎接物品的種類及數量、專項陪同人員、全程陪同人員;宴請的規格、地點;住宿的賓館等級、房間標準等等。涉及到的具體內容有:(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;(3)住宿地點、標準、房間數量;(4)宴請時間、標準、人數;(5)會見、會談時間、地點、參與人員。

  為了讓所有有關人員都準確地知道自己在此次接待活動中的任務,提前安排好自時間,保證接待工作順利進行,制定一份表格,內容如下,印發各有關人員:

  1.人員安排表:包括時間、地點、事項、主要人員、陪同人員。

  2.日程安排:包括日期、時間、活動內容、地點、陪同人員等內容,一般以表格的列出。

  3.接待經費列支:包括 (1)工作經費:租借會議室、打印資料等費用; (2)住宿費;(3)餐飲費;(4)勞務費:講課、演講、加班等費用;(5)交通費;(6)參觀、遊覽、娛樂費用;(7)紀念品費;(8)宣傳、公關費用;(9)其他費用。

  公司接待方案(二)

  一、全程服務項目

  1、展會策劃:各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。

  2、承辦各型企事業機構的專題會議、年會、禮儀、開業慶典、酒會、展示會等。

  3、承辦在華的國際會議,包括行業、專業或專家會議等。

  4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。

  5、承辦各公司(廠礦)業務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會等。

  6、承辦各種類型商務考察會議。

  7、培訓類會議計劃實施。

  8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。

  二、單項服務項目

  1、會務服務:協助主辦單位選擇會議場所,為代表提供禮儀、公關、文秘服務,會議協調管理工作。

  2、展覽展示:展台搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設備租賃等。

  3、會議接待:為參會代表提供接送站服務、會議代表簽到服務。

  4、酒店預定:以優惠價格提供國內酒店預定服務,代訂各地優惠客房。

  5、用餐安排:以特惠價格安排特色的餐飲服務,優價代購當地土特產。

  6、票務服務:為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預訂服務;會務展品的託運代辦,會議代表考察旅遊結束地的善後服務。

  7、娛樂安排:為代表安排富有當地特色的娛樂、活動項目。

  8、會後參觀、訪問、旅遊、考察等後勤服務。

  公司接待方案(三)

  X月初,XX公司領導將前往我公司進行XX項目的實地調研和現場評估工作,為做好此次接待工作,特制定本草案。

  一、接待安排

  1、溝通確認具體行程

  時間:9月30日前事宜:與中資公司負責人聯繫此次評估工作的具體安排,此次評估行程安排,來訪人數、性別比例,航班到達地點、具體時間及特別要求等。

  2、接機安排

  時間:具體時間待定

  地點:待定

  事宜:根據來訪人數,達到地點、時間,安排好接機人員、車輛、司機提前前往機場迎接。

  3、住宿安排

  時間:具體時間待定

  地點:待定

  事宜:根據來訪人數、來訪人員性別比例及特殊要求訂好酒店並配合酒店布置房間。

  4、就餐安排

  時間:具體時間待定

  地點:待定

  事宜:根據來訪人數、客人禁忌、達到時間訂好飯店並點菜,同時視情況確定陪同人員。

  陪同人員:待定

  5、車輛安排

  時間:視來訪人員行程安排

  事宜:全程專職為來訪人員服務

  車輛台數(司機人數):視來訪人數及陪同人員數量

  司機:待定

  6、行程安排

  (1)座談會

  會議議題:技術中心創新能力建設項目評估會

  時間:待定

  地點:待定

  主持人:待定

  我公司參加人員:待定

  (2)工廠參觀

  時間:待定(附具體時間安排)

  地點:產品展廳、檢測中心、減振NVH實驗室、中鼎泰克(暫定) 陪同人員:待定

  司機:待定

  車輛:待定

  7、送客安排

  時間:待定

  送到地點:待定

  車輛:待定

  司機:待定

  送客人員:待定

  二、任務分工

  1、XX負責組織協調此次接待任務,聯繫來訪單位負責人,確定具體行程安排。確定來訪人員評審費用,禮品規格,接待陪同人員,座談會參會人員,參觀地點,並處理緊急突發情況。

  2、XX負責聯繫安排來訪人員的酒店預訂、房間布置;飯店預訂、提前點菜;車輛安排、司機確定;客戶禮品準備等工作。同時由XX協助安排布置座談會會議室,檢查投影儀等設備,確保正常使用。

  3、XX協助XX聯繫各部門準備座談會會議材料編寫、收集、整理工作,並提前到參觀地點現場查看,做好客戶服務工作。

  4、XX負責協助XX完成來訪客戶的食、住、行安排工作,布置會議室,並做好會議服務工作。

  三、備註

  1、客戶禮品準備應提前詢價、採購,確保禮品質量。

  2、參觀地點應提前查看,確保現場整潔,並排除安全隱患。

  3、會議室設備應提前檢測,確保正常使用。

  4、盡量調查清楚客戶休息、飲食習慣,提高服務滿意度。

  5、在入住酒店、參觀地點及座談會現場懸挂橫幅和會標,以示歡迎。

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