公司人事檔案管理制度

　　公司人事檔案管理制度（一）

　　第一條為加強和規範員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《幹部檔案工作條例》，制定本細則。

　　第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模範人物死亡以後，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。

　　第四條人事檔案管理員的職責

　　（一）、保管員工檔案；

　　（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

　　（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續；

　　（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；

　　（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；

　　（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

　　（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

　　（八）、辦理其它有關事項。

　　第五條人事檔案的內容及分類歸檔

　　（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；

　　（二）、本人經歷、家庭情況、社會關係、成長歷史等自傳材料；

　　（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；

　　（四）、政治歷史審查及甄別複查材料；

　　（五）、員工參入黨、團材料；

　　（六）、獎勵（包括科技和業務）及各種先進事迹材料；

　　（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

　　（八）、處分、取消處分的材料；

　　（九）、任免、工資、職稱等材料；

　　（十）、學歷和評定的技能等材料；

　　（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。

　　第六條人事檔案材料的分類嚴格按《幹部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。

　　第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

　　二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及複寫紙書寫。

　　五、按規定需要銷毀檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批准，並編製銷毀清冊。

　　六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊後方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

　　八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批准后，方可查閱。

　　二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批准後方可查閱。

　　三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。

　　四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批准，嚴格履行登記手續。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁塗改、圈划、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內移交其檔案。

　　九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

　　十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，並履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。

　　十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的 “ 員工檔案轉遞通知單 ” 的項目登記，並密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。

　　第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內註銷員工基本檔案情況。

　　第十條本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《幹部檔案工作條例》辦理。

　　第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

　　公司人事檔案管理制度（二）

　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、各類合同及協議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。

　　三、檔案相關規定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，並及時登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料複印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

　　1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年後方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經過批准后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得塗改、圈划、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自複印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准后銷毀。

　　4.3經批准銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批准的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記並歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經行政人力資源部經理批准后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　人力資源部