總台工作管理規定

深圳XXXXXXX有限公司

　　總台工作管理規定

　　文件編號：DZHR0403017

　　版 次：A

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　　實施日期：

　　1、目的：為保證公司內外通訊信息暢通，對來訪人員進行友好接待，塑造企業良好形象。

　　2、範圍：公司總台工作人員。

　　3、內容：

　　3．1服飾要求：

　　總台人員直接代表着公司形象，故應着裝得體、整潔大方、舉止文雅、化淡妝。

　　3．2電話接轉

　　3．2．1電話鈴聲響兩下，總台人員應迅速接聽，接聽電話時應音調柔和，語氣平穩，使用規範用語“您好，大眾聯合”或“大眾聯合，您好”等。

3．2．2對待來電者禮貌、熱情，首先弄清來電者身份、意圖，可應用以下話語詢問來電者：“請問你貴姓？”，“請問您哪裡找？”，“請問你找哪位？”，“請問有什麼可以幫到你？”等。

　　3．2．3明白來電者意願后，在徵得被訪問者同意的情況下迅速將電話轉給被訪者接聽，當被訪者正忙無法接聽或因特殊原因拒絕接入來電，總台人員應代被訪者表示歉意，並婉言相告，同時記錄來電者之聯繫電話及聯絡人，必要時獲悉來電者的留言，然後將所記錄信息轉達給被訪者。

　　3．2．4待來電者結束談話先掛斷，使用禮貌道別語： “謝謝，再見”等，道別後將電話輕輕放下，並將必要內容作記錄。

　　3．2．5總台人員不得利用工作之便，在上班時間私自或幫人接打私人電話。

　　3．3訪客接持

　　3．3．1當客人來訪時，總台人員應禮貌大方，積極主動熱情予以接待，不以貌取人，不分貴賤，平等相待，徵詢對方需訪對象后遞送茶水，並通知被訪人員；會客、洽談原則上在會議室，未徵得人力資源部同意，不得帶入辦公室內；對於來訪公司高層領導之客人應先問清楚是否事先有約，並主動通知被訪領導，徵得領導同意后帶至其辦公地點，並作記錄。

　　3．3．2客人走後，應及時收拾茶具，以保持良好辦公環境。

　　3．3．3嚴守公司秘密，不得同客人過多寒暄。

　　3．3．4對於個別不受歡迎之客人，應馬上向公司報備。

　　擬文

　　審核

　　核准