小區管理處籌備方案

　　小區管理處籌備方案

　　為確保管理處正式接管小區物業以後，各項工作能夠穩妥有序的開展，達到《物業服務合同》約定的服務標準，管理處（籌）根據物業公司與甲方的合作意向，以《物業服務合同》（草稿）和《物業管理方案》（草案）為基礎，重點從清潔、保安、設備、綠化等綜合服務和日常管理方面做好各項籌備工作，具體從以下幾個方面開展：

　　一、基本籌備工作

　　基本籌備工作主要指管理處開辦計劃，通過購買、調配管理處日常運作所需的設備、用具等，使管理處具備辦公和為甲方提供服務的硬件環境。具體包括以下內容：

　　（1）辦公設備的配置（辦公桌、椅、電腦、打印機、複印機、傳真機、文件櫃等）；

　　（2）日常辦公用具的準備（辦公用品採購、公章雕刻等）；

　　（3）管理處工作人員的服裝製作（含胸卡等）；

　　（4）護衛、清潔等臨時工作人員的住宿（包括宿舍、床架、床上用品等，如有需要，還應考慮以上人員的伙食，如煤氣灶、煤氣罐等）；

　　（5）維修保養工具的配置。

　　說明：管理處（籌）應結合甲方及自身的實際情況，對以上計劃進行合理調整。

　　二、制度建立工作

　　健全的制度是管理處規範運作的基礎。管理處在接管期間應高度重視各項制度的健全工作，以公司管理部制定的《物業管理服務標準規範文本》為指導，儘快完善管理處的各項規章制度。在制度未出台之前，管理處可採取召開專題會議、形成會議紀要的方法來臨時規範各項工作，一旦時機成熟，就應形成制度。具體實施包括以下幾個方面：

　　1、管理處各崗位的崗位職責。包括：主任崗位職責、副主任崗位職責、各部門負責人崗位職責和各基層崗位的崗位職責等。

　　2、管理處日常管理制度。包括：公文管理、印章管理、電腦管理、會議管理、財務管理、考勤管理、值班管理、收費管理、投訴管理、人事管理、維修管理、員工請休假管理、員工儀錶儀容及行為規範管理、員工考核管理、員工宿舍管理等。

　　3、管理處清潔工作手冊。包括：管理處清潔質量監管辦法、各崗位清潔工作標準、各崗位清潔工作程序等。

　　4、管理處保安工作手冊。包括：管理處保安工作管理規定、管理處保安崗位設置、各崗位工作標準、各崗位工作程序、保安巡檢路線圖、人員出入管理規定、人員來訪接待管理規定、人員來訪接待流程圖、車輛出入管理規定、物品出入管理規定、保安裝備使用管理規定、保安交接班管理規定、保安交接班程序、保安隊隊列訓練內容及標準、文明執勤用語等。

　　5、管理處設備管理工作手冊。包括：管理處設備管理規定、設備台帳、各設備的操作規程、各設備的保養維修計劃、各設備的維修保養運行記錄、各設備故障緊急處理措施等。

　　6、管理處綠化管理工作手冊。包括：管理處綠化管理規定、綠化植物台帳、各植物的習性及養護方法、各植物的養護計劃、各植物的養護記錄等。

　　7、管理處緊急情況應急處理程序。包括：常用電話號碼、火災應急處理程序、治安緊急情況應急處理程序、停電應急處理程序、停水應急處理程序、水浸應急處理程序、液化石油氣泄漏應急處理程序、新風機防毒應急處理程序、電梯停梯困人應急處理程序、颱風應急處理程序、盜警應急處理程序、急救應急處理程序、其他應急處理程序等。

　　說明：管理處應根據各綜合服務的外包/內管情況對各綜合服務的工作手冊進行相應調整。

　　三、員工崗前培訓

　　管理處要針對各崗位的特點，對管理處員工（包括正式工、外聘工、臨時工）的工作能力進行評估，有針對性的開展崗前培訓，主要有以下幾個方面：

　　1、管理處全體員工：物業公司發展史、質量方針、質量目標、小區基本情況、小區內設備（供水、供電、排水、消防、運載、弱電等）情況、甲方基本情況、物業管理各綜合服務的標準及要求、常用禮儀禮節、常用禮貌用語等；

　　2、清潔工：清潔保養方法、清潔工作標準、清潔工作程序；

　　3、保安員：各崗位工作標準、各崗位工作程序及相關的管理規定學習、監控及消防系統操作培訓等；

　　4、綠化工：綠化養護方法、綠化工作標準、綠化工作程序等；

　　說明：崗前培訓的具體內容應根據實際情況進行調整。

　　四、綜合服務實施的準備工作

　　1、清潔準備工作

　　（1）外包：如清潔外包，管理處則只需按照《合同》約定的清潔衛生範圍和標準，明確各崗位的範圍及職責，制定清潔月度工作計劃和完善相應的監管措施即可。

　　（2）自管：如清潔工作由管理處自己負責，除明確各清潔崗位的範圍及職責、制定清潔月度工作計劃和完善相應的監管措施以外，還需要進行相應的機械設備和清潔物料準備、每月清潔物料消耗測算及跟蹤、人員招聘、人員服裝、崗前培訓等。

　　2、保安準備工作（由於物業公司接管小區均自建護衛隊，故不列出外包工作內容）

　　（1）自衛警械、對講機等裝備的購買或調配；

　　（2）保安崗位設置、排班等；

　　（3）明確巡檢時間、巡檢頻度、巡檢路線及相應的巡檢簽卡的設立；

　　（4）強化隊列訓練（重點突出崗位形象訓練）；

　　（5）崗前培訓。

　　3、綠化準備工作

　　（1）建立區內綠化植物台帳；

　　（2）綠化崗位設置、排班等；

　　（3）按照綠化工作標準和綠化工作程序明確每日、每周、每月、每季的綠化工作任務；

　　（4）崗前培訓。

　　5、設備準備工作

　　（1）根據甲方提供的物業資料（如甲方未能提供資料，則需要工程技術人員進行現場查看了解），對區內的供電、供水（水池）、排水、弱電、運載、新風、消防、避雷、有線電視等系統的機器設備、線路和管渠走向進行實地對照，並建立相應的設備台帳和設備卡片；

　　（2）根據各設備的運行、使用狀況，制定合理的保養、維修及定期檢查計劃；

　　（3）根據各設備的情況，做好設備運行、維修、保養記錄；

　　（4）崗前培訓。

　　6、停車場及整改建議

　　（1）停車場管理。熟悉區內車輛的號牌、車型、車主姓名及單位，對停車場周邊的安全隱患進行重點防範，並及時進行整改。

　　（2）整改建議。對建築主體及附屬設備存在的缺陷或不完善的地方，提出整改建議。

　　五、其他準備工作

　　1、辦公區

　　辦公區除了要做好以上四項基本的準備工作以外，還須重點做好與甲方職能部門的溝通工作，對甲方負責後勤工作的重點科室、重點人員進行了解、熟悉，根據甲方的實際情況建立適當的溝通渠道，確保雙方能夠及時溝通，使信息及時反饋，為雙方進一步的合作打下基礎。

　　2、生活區

　　生活區除了做好以上四項基本的準備工作之外，還要重點做好住戶檔案的建立工作，在資料的收集過程中應做到儘可能詳細。