文書管理制度

　　文書管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

　　第二條 所謂“文書”是指日常工作上往來的公文、報告、會議決議、規定、合同書、專利許可證書、電報、財務預算、財務決算等一切的公文和用書。

　　第三條 文書的收發、領取與寄送，原則上由院長辦公室負責。其他部門的文書管理，也應參照本制度。

　　第二章 文件的收發和催辦

　　第四條 對文件、信凼的處理，必須做到及時、準確、安全、保密。凡屬上級機關、兄弟單位發來的文件及學院的文件或信凼，均由學院機要員統一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。

　　第五條 文件登記后，機要秘書應即編號登記並在文件首頁加蓋收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據文件內容和性質簽送院領導批閱。為避免文件、電報積壓，延誤工作，一般應在當天批閱完，緊急文件要速閱速辦。

　　第六條 學院外出開會人員帶回的文件及資料統一由機要秘書登記，按文件的要求進行傳閱不得個人保存。

　　第七條 為加速文件流傳，提高工作效率，機要員一般應在當天或第二天將文件送至院領導和承辦部門，承辦部門接到文函件、電報后應立即指定專人辦理。如關係到二個以上業務部門，按批示次序依次傳遞，最遲不超過二天（特殊情況除外）。如經辦需備查的，主辦部門經辦人員要徵得院長辦公室同意后予以複印和摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　第八條 各部門要指定專人負責收交、保管文件並負有催辦、督促、保密、檢查的責任，各部門承辦的文件均需在文件批閱單上籤注承辦意見和結果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負責並備查考。

　　第九條 機要員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門對學院統一編號的文件要及時處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。

　　第三章 文件的借閱和清退

　　第十條 各部門有關人員因工作關係需借閱、查閱文件，需經本部門領導簽字同意，有密級的文件，需經院長辦公室處長同意後方可借閱。

　　第十一條 借閱文件應嚴守登記、簽收手續，遵守借閱時間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。

　　第十二條 嚴格文件清退制度。機要員除對承辦的公文進行日常催辦外，實行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的文件進行一次清理后全部立卷歸案。上級限期清退的文件及時催交上報，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責任者，寫出書面報告，按情節輕重，給予必要的處分。

　　第四章 文件的保管和歸檔

　　第十三條 凡下列文件統一由學院檔案室保管歸檔：

　　（1）上級機關來文，上級對學院報告、申請的批複；

　　（2）學院發出的報告、指示、決定、決議、紀要、規定、重要通知、生產計劃、總結、領導發言、人事、組織、各類年報等；

　　（3）學院黨代會、團代會、學代會、學院黨政辦公會、學院黨、政、工聯席會、學院行政辦公例會、學院中層幹部擴大會及各種專業會議記錄；

　　（4）參加上級召開的各種會議所攜帶回學院的文件、資料及本學院在會上彙報發言材料等；

　　（5）反映學院先進人物、事迹及學院領導工作等；

　　（6）反映學院有關獎懲的材料；

　　（7）學院日誌、南廣大事記和工作簡報；

　　（8）向上級請示批複的文件及上報的有關材料等；

　　（9）上級部門直接發至學院各單位的文件，如涉及到學院全局的，應交院長辦公室由機要員登記，由分管院領導批示后再下發辦理。

　　第五章 文件立卷與銷毀

　　第十四條 立卷要求

　　（1）文件立卷應按內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔；

　　（2）按立卷要求分卷裝訂，寫明案卷標題，卷內文件以時間順序排列，列好案卷目錄，清點案卷無誤後方可歸檔；

　　（3）立卷時，要求把文件的批複、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；

　　（4）要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔；

　　（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。

　　第十五條 文件的銷毀

　　（1） 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，院長辦公室機要員應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續；

　　（2） 經審核同意銷毀的文件，應由機要員和院辦主任在場負責銷毀。

　　第六章 文件傳閱

　　第十六條 傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所。

　　第十七條 閱讀文件應抓緊時間，不影響他人傳閱，當天閱后應簽名以示負責。如有：“提示”、“擬辦意見”，院長辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求辦理有關事宜。

　　第十八條 閱文時不得抄錄全文，以防泄密。

　　第十九條　不得任意取走文件夾中任何文件，如確工作需要，要辦理借閱手續。

　　第二十條　文件閱完后，應送交機要員，避免橫傳，以便保管。

　　第二十一條 對於緊急文件要速閱速辦。