證書管理制度

　　證書管理制度（一）

　　第一章　總則

　　第一條　為加強對各類進出口許可證證書（以下簡稱許可證書）的管理，建立健全規章制度，特制定本規定。

　　第二條　本規定所稱許可證書是指由商務部監製完成且尚未發放的各類具有許可進、出口性質的證明、文件、原產地證書等。

　　第三條　商務部配額許可證事務局（以下簡稱許可證局）受商務部委託，管理各類許可證書，並監督、檢查地方商務主管部門和商務部駐各地特派員辦事處（以下簡稱特辦）所屬進出口許可證簽發機構（以下簡稱發證機構）對本規定的執行情況。

　　第四條　發證機構對許可證書的管理實行主要領導負責制，並指定專人承擔具體管理工作。

　　發證機構應建立許可證書的內部管理制度，並認真執行。

　　第二章　許可證書的征訂

　　第五條　為提高許可證書的使用率，發證機構須認真核算下一年度的許可證書需求量，合理上報征訂數量。

　　第六條　許可證書的征訂分為年度征訂和補充征訂。

　　許可證書一般一年集中征訂一次，特殊情況下可安排多次集中征訂。商務部每年10月下發通知征訂下年度許可證書，發證機構按照通知要求填寫《商務部進出口許可證書需求量報送單》（見附件1，以下簡稱報送單），並報許可證局。

　　年度征訂后如仍有不足，發證機構應至少提前20個工作日向許可證局提出補充征訂申請，並按要求填寫報送單，並報許可證局。許可證局審核后，根據核實情況予以補充或調劑。

　　第七條　發證機構上報報送單，須同時在商務部空白證書管理系統（以下簡稱空白證書管理系統）中填報相關征訂信息。

　　第三章　許可證書的印製與發運

　　第八條　許可證局本着科學規劃、確保用證、節約高效的原則，統一計劃、合理安排許可證書的印製工作。

　　第九條　許可證局應按照中央國家機關政府採購的相關要求，通過規定程序，從中央國家機關定點印刷廠中選擇質量信譽好、技術力量強、證書安全有保障的印製單位。

　　除許可證局委託的印製單位外，其他任何單位和個人不得擅自印製許可證書。

　　第十條　許可證局負責監督印製單位按其提供的許可證書樣式、數量等要求，在規定時間內印製各類許可證書。

　　第十一條　許可證局根據發證機構報送的各類許可證書的征訂數量，結合印製單位實際庫存量、發證機構實際使用量、剩餘量等情況，制定許可證書印製與發運計劃。

　　第十二條　許可證書一般一年集中印製一次。集中印製數量不能滿足實際發證需求的，許可證局可以根據實際情況及時安排追加印製。

　　第十三條　每批次印製完畢，許可證局應組織檢查驗收，驗收合格後方可入庫。許可證局負責在空白證書管理系統中進行入庫登記。經檢查不合格的許可證書，印製單位應及時銷毀。

　　第十四條　對年度征訂的許可證書，許可證局應在征訂通知規定的時限內發運至各發證機構。補充征訂的許可證書，應自收到報送單之日起20個工作日內發運至相應的發證機構。

　　第十五條　許可證局確定發運明細后通知其委託的發運單位組織發運，發運后發運單位應在空白證書管理系統中進行發運登記。

　　第四章　許可證書的驗收與保管

　　第十六條　發證機構對許可證書實行專人、專櫃、專庫統一保管。

　　第十七條　發證機構須在收到許可證書當日組織現場驗收。驗收工作應由兩名以上工作人員同時在場，按貨運單數量認真清點無誤后予以簽收，並填寫《商務部進出口許可證書籤收單》（一式三份，見附件2），簽收單應於次日寄送發運單位和許可證局，簽收單須存檔三年。

　　第十八條　發證機構在驗收許可證書時，發現有單證不符、包裝損壞和許可證書缺失等情況，應立即封存，作出書面檢驗記錄，由驗收人員及主要負責同志簽字后連同檢驗記錄報許可證局處理。

　　第十九條　發證機構在驗收許可證書後，應將檢驗無誤的證書及時存入專用庫房，並按證書的種類、箱號、流水號分類整理，有序存放，同時在空白證書管理系統中進行接收登記。

　　第二十條　存放許可證書的庫房須具備防火、防潮、防盜等安全設施。庫房、專櫃的鑰匙須由專人負責保管。庫房內不得存放其他物品，無關人員不得進入庫房。

　　第五章　許可證書的進、出庫台賬登記與使用

　　第二十一條　發證機構應建立各類許可證書的進、出庫台賬登記制度。

　　第二十二條　發證機構原則上應分設許可證書保管人員與許可證書領用人員。

　　第二十三條　領取許可證書時，保管人員和領用人員應同時在場對許可證書逐一清點，並填寫《商務部進出口許可證書進、出庫台賬登記表》（見附件3，以下簡稱登記表），經保管人員和主要負責同志簽字後方可使用。登記表應由許可證書保管人員妥善保管。

　　第二十四條　領取許可證書時，如發現有缺號、錯號、紙張缺頁、流水號不連續、無防偽標記等印製錯誤，應立即封箱，報告主要負責同志，並對檢驗情況進行書面記錄，由保管人員及主要負責同志簽字后，連同該箱許可證書一同報許可證局處理。

　　第二十五條　發證機構在啟用各類許可證書時，須在空白證書管理系統中進行使用登記。

　　第二十六條　對印製錯誤且已發運到發證機構的許可證書，發證機構應退回許可證局，由許可證局按廢證予以登記處理。

　　對庫存期間因火燒、水浸、蛀蝕等造成許可證書損毀的，發證機構應立即書面報許可證局，並將受損證書按廢證予以登記處理。

　　對打印錯誤和簽發之日起20個工作日內未領取的許可證書，發證機構應予撤銷，並按廢證予以登記處理。

　　第二十七條　對在保管、使用過程中產生的廢證，發證機構須在空白證書管理系統中進行廢證登記。

　　第六章　許可證書的調劑與遺失的處理

　　第二十八條　地方商務主管部門或特辦之間不得擅自相互借用各類許可證書。特殊情況下，確需臨時借用許可證書，須由申請使用方向許可證局提出書面申請，許可證局審核並協商雙方同意后統一安排調劑，並在空白證書管理系統中登記調劑信息。

　　第二十九條　同一地方商務主管部門設立的延伸打印終端間的許可證書調劑由該商務主管部門自主安排，並在空白證書管理系統進行相應登記。

　　第三十條　許可證書在倉儲、運輸、保管、使用過程中發生遺失的，相關部門均應立即將有關情況書面報許可證局。

　　第七章　許可證書的核查

　　第三十一條　發證機構每季度應對許可證書進行清點核對，核查許可證書的種類、數量等出入庫登記與實際使用情況是否相符。

　　第三十二條　發證機構發現許可證書出入庫登記與實際使用情況不符的，應立即查找原因，追究相關責任，採取必要防範和整改措施，同時書面報許可證局。

　　第三十三條　發證機構應於每年一月底前填寫上一年度《商務部進出口許可證書使用情況登記表》（見附件4），並報許可證局。

　　第八章　許可證書的銷毀

　　第三十四條　對因改版而過期的空白許可證書，發證機構須在《商務部過期空白進出口許可證書封存/銷毀登記表》（見附件5）上登記，經主要負責同志審核無誤后封存。

　　新版許可證書啟用當年，經報上級主管部門分管負責同志批准，舊版空白許可證書按保密文件銷毀規定予以銷毀，並在《商務部過期空白進出口許可證書封存/銷毀登記表》上如實登記。有關銷毀的請示簽批件及銷毀清單須留存備查。銷毀情況報許可證局。

　　第三十五條　發證機構應將廢證在《商務部進出口許可證書廢證封存/銷毀登記表》（見附件6）上登記，經主要負責同志審核后封存。廢證保存期為兩年。