公司採購管理制度

　　公司採購管理制度（一）

　　一、目的

　　加強採購業務工作管理，做到有章可循，預防採購過程中的各種弊端，降低採購成本，提高採購業務的質量和經濟效益。

　　二、範圍

　　本制度適用於公司所有物品（原材料、輔料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品）或勞務（技術、服務等）的採購。

　　三、職責

　　3.1市場部根據銷售訂單編製銷售計劃並下發相關部門。

　　3.2生產技術部根據市場部銷售計劃，編製原輔材料需求清單。負責製版、模具、量板等外包產品、技術服務以及其它外協業務採購申請及計劃的編製。

　　3.3供應部根據生產部門報送的材料需求清單，核實倉庫存量，結合材料庫存安全定額，編製採購計劃，報經總經理批准后組織採購。

　　3.4辦公室負責編製公司勞保、辦公用品的採購和辦公用品日常維修申請計劃。

　　3.5設備工程部依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編製設備的採購、固定資產維修以及零星維修製造所用備品備件採購計劃。

　　3.6各物品、勞務需求部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請，並經初審后交各分管副總或總經理批准。

　　3.7分管副總負責權限內的採購審批和超出權限的採購初審，總經理負責生產經營採購、固定資產購置、維修等計劃的審批。

　　3.8財務部負責日常採購的價格審查，負責對價值10萬元以上的採購組織或上報集團公司進行招標。

　　3.9質量部負責原材料、輔料的驗收，設備部會同生產技術部負責備品備件、設備、監視和測量工具及維修等勞務的驗收。

　　3.10各採購經辦人負責索要發票、辦理結算，並對發票的真實性和合法性負責。

　　四、採購作業操作規程

　　4.1物資採購的計劃、申請與審批

　　4.1.1授權的請購部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的採購計劃，報分管經理審核。

　　4.1.2經分管副總初審后的月度採購計劃報財務副總審批后執行。

　　4.1.3未列入月份採購計劃或超出計劃的臨時採購申請需根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請，並經初審后交各分管副總或總經理批准。

　　4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經分管副總簽署意見報總經理審批后實施。

　　4.1.5採購計劃或申請應列明採購物品或勞務的名稱、規格型號、數量、質量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。

　　4.2採購比價

　　4.2.1採購部門在採購前須將採購計劃或申請，交財務部進行比價；在提交採購計劃或申請的同時，採購部門應對新採購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯繫資料，有財務部隊提供的供應商（但不僅限於）進行詢價或實地調查。

　　4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單台（套）設備的採購需召集三家以上的供應商報價，進行比價；10萬元以上的必須採取招標方式採購。

　　4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價採購，公司根據市場行情每年至少舉行2次招標，確定採購價格和供應商，一經通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據市場行情下調，不能上浮；如屬國家政策調整等客觀原因所致採購價格上漲，並且採購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調，但必須經過總經理辦公會研究同意后才能執行。

　　4.2.4國家明碼標價壟斷經營的特殊商品採購以及政府有收費標準的行政事業性服務收費不實行比價程序，物價審計只對採購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。

　　4.2.5所有採購業務應景物價審查後方可報總經理簽批報銷。

　　回復1：全面點的採購管理制度

　　4.3採購實施及物資驗收

　　4.3.1公司的採購業務統一由供應部門負責辦理，其他部門或人員不得自行採購。

　　4.3.2供應部門應根據生產技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編製採購計劃，報分管副總批准后執行。

　　4.3.3供應部門根據批准的採購計劃組織採購，除零星採購外，批量採購業務必須先與供貨方簽訂採購合同，並與財務部、質量部、生產技術部等相關部門進行會審，採購合同應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在採購合同有效期內，若因市場行情發生較大變化時，經過總經理批准可以與供貨商簽訂《調價協議》，並報請財務部門備案。

　　4.3.4採購物資運到本公司時，先由供應部門對照核對採購計劃，經確認無誤后開具《請驗單》交質量部或設備部進行質量檢驗，質量部、設備部在驗收條件允許的範圍內組織物資檢驗，並出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數入庫並辦理入庫手續，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。

　　4.4結算

　　4.4.1採購發票按規定能夠取得增值稅發票的，且在我方能夠抵扣增值稅的採購項目必須索取增值稅發票，不能取得的，價格按扣除增值稅以後執行。

　　4.4.2無論是現款採購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開《採購付款申請單》，連同有關憑證報經財務部門審核，並經總經理批准后，出納人員方可付款。

　　4.4.3財務部在對採購物品結算付款時，應當認真審核《請購單》、《採購合同》、《採購計劃單》、《採購付款申請單》、《入庫單》、《發票》或《收款收據》等有關單證，賬目結算不清或未按合同規定期限付款以及不符合稅務制度規定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續。

　　4.4.4出納員須在接到經總經理批准的付款憑證后辦理付款手續，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續。

　　五、責任

　　5.1不按規定程序未經審批採購的，由經辦部門和人員自行負責處理，已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發生的損失由經辦人員全額承擔。

　　5.2經審批的採購計劃和申請，負責採購的部門和人員應在規定採購期限內採購到位，因沒有人到責任不能按時採購而影響正常經營的，沒發現查實一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%。

　　5.3未經比價即進行採購的，採購價格明顯高於比價結果的，價格高出部分由採購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致採購價格明顯過高；經查實后採購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。

　　5.4物品使用部門（車間）必須依據生產計劃、生產管理實際需要，認真按照4.1.5條之規定填制購物申請單。填寫不規範，導致無法確認請購物資須知信息的，採購部門有權拒絕採購。採購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報採購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。

　　5.5供應部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的採購方案，落實供貨單位。並對採購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關採購人員負有無條件的清收責任。

　　5.6財務部必須認真履行審核監督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經理彙報有關事情真相，並造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。

　　5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的採購物品，依照採購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告採購部門（必要時直接報告總經理）處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。

　　5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續，並對入庫採購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告（必要時直接報告總經理），同時妥善保管該批採購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺、超計劃採購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。

　　六、本制度自發布之日起執行，自本制度執行之日起，原有相關規定同時廢止。

　　公司採購管理制度（二）

　　一總則

　　為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度。所有的採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。

　　二採購部人員職責及管理制度

　　1.熱愛本職工作，勤於學習新技術，了解新產品，注意市場信息的積累。

　　2.廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。

　　3.負責公司生產所需材料的採購工作。

　　4.負責供應商的開發、管理及維護工作。

　　5.堅決執行各項採購工作制度及公司各項規章制度。

　　6.大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。

　　7.積極了解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。

　　8.及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。

　　9.做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。

　　10.完成領導交辦的其他工作。

　　三採購工作流程

　　採購部作為一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任，採購工作的好壞，直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的採購工作流程是提高採購效率，較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中，採購部需要生產、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成採購工作，每個部門之間的聯繫需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項目的順利實施做出各自的貢獻。

　　1.在項目的初始運作階段，採購部根據項目部、投標部的具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以後的生產中控制成本的目的，更要避免發生投標價低於實際採購價的情況出現。

　　2.項目正式運作后，採購部應該在第一時間開始進行所需材料的採購準備工作。生產計劃部門依據工程合同和對比庫存后的實際需求，對採購部下達《材料申購單》（附表1）此單由申請人填寫，生產或者項目負責人簽字後生效，一試三份，一份申請人留存，一份發往採購部，一份發往工廠或者生產基地。

　　3.採購部接到《材料申購單》后，根據所需材料的規格，質量要求，數量，生產地址等實際情況，向公司已經確定的合格供應商中的3家—5家發出《材料詢價單》（附表2）。供應商根據要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以後向供應商付款的依據之一，需妥善保存。採購部根據幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發出《材料訂購單》（附表3），同時向收貨的工廠或者生產基地發送傳真件通知其準備收貨。

　　4.供應商根據《材料訂購單》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。

　　5.工廠和生產基地在所需材料到場后，應由專人負責材料的質量、數量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數量都準確無誤后才能進行收貨，然後填寫《材料到貨單》（附表4），相關責任人簽字后回傳採購部。

　　6.工廠或者生產基地完成生產任務后，及時通知採購部，由採購部根據貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便於統一定價，統一結算，節約運輸成本。

　　7.項目完成後，採購部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，採購部填寫統一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要，採購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據實際情況安排付款額度。

　　8.供應商應於付款前開具出相符的增值稅發票或者普通發票，財務部在收到發票后即向供應商付款。

　　四採購部發展規劃

　　原材料採購在任何一個公司都是決定生產、銷售的關鍵環節，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：採購成本降低5%企業利潤提升10%的戰略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢？

　　降低採購成本不是一個短期的目標，也不是短期內就可以達成的目標，而是一個公司必須要規劃、重視的長遠發展策略，是需要長期的工作經驗的積累和公司整體的採購流程，採購制度的規範化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。

　　我們採購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變

　　（一）在3個月內完成採購體系的建立，包括採購制度，工作流程，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核，每種材料確定出5—10家候選供應商。開始逐步實施採購工作流程。

　　（二）在6個月內完善採購體系，修正具體工作中出現的問題。進一步完善供應商系統的開發和維護。讓採購工作流程走入正軌，高效，準確的運行。

　　（三）在1年內建立高效的採購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現一起由於採購工作失誤造成的公司損失，建立完善的採購管理體系，能初步感受到採購工作流程高效、準確帶來的便利，能看到採購成本降低帶來的實際效果。

　　（四）在2年內建立起相對固定的採購團隊和供應商隊伍。能切實看到由於採購成本降低而帶來的公司利潤上漲。

　　（五）大膽設想：5—10年後，公司以自主設計，自主研發牽頭，以符合科技進步的產品、技術為主打，以完善的組織結構，人員搭配為根基，以高效、先進的管理體系為依託，建立一個集研發、設計、生產、安裝、調試、售後服務為主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業品貿易等跨行業的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，為公司的發展提供最大限度地支持。

　　目前起草的《採購部管理制度和工作流程》與《供應商管理辦法》只是依據原來在工程項目公司及生產廠家的採購工作中所積累的經驗做的一個現行的暫時性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發現問題，修改失誤，爭取在幾個月內修改出一套完整的，適合公司具體情況的採購系統體系。希望公司領導，各個部門同事在具體實施中，多提寶貴意見，指出我們工作中的不足，促進我們採購部工作的進步，真正達到降低採購成本，推動公司發展的目標。