檔案綜合管理辦法

　　檔案綜合管理辦法

　　第一章　總則

　　第一條 為加強檔案管理，保護和利用檔案信息資源，為本所各項事業發展服務，根據《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規定，結合本所實際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。

　　第四條 本辦法適用於本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。

　　第二章　管理體制

　　第五條 本所檔案管理採用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。

　　檔案室隸屬所辦公室，檔案室負責對全所檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督指導。

　　本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機關黨委、科技與產業發展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。

　　檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設兼職檔案員1名。

　　第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結，由行政副所長分管。

　　第七條 檔案室集中統一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。

　　第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業培訓，並獲得助理館員及其相應職務以上專業技術職務。全所檔案管理員應當忠於職守，遵守紀律，具備專業知識，並接受檔案管理培訓。

　　第三章 檔案管理

　　第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，並保證檔案的安全。

　　第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業務部門和課題組立卷歸檔的規定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，並移交本所檔案室集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

　　第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責範圍和職工崗位職責，各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業務指導。

　　第十二條 各部門應按下列標準組卷，保證案卷質量。

　　（一）歸檔的文件材料齊全完整。

　　（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進行分類。

　　（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規律和有機聯繫，便於查找和利用，確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。

　　（四）案卷標題簡明扼要，準確概括和揭示出卷內文件主要內容和成份，並具備責任者、內容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。

　　（五）卷內文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內目錄填寫正確，編寫頁號無誤。

　　（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。

　　（七）編製案卷目錄、全引目錄，並交檔案室統一編製目錄。

　　第十三條 按照規定要求和時間，將檔案編錄入庫。

　　（一）各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。

　　（二）保證歸檔手續完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全，並編製案卷目錄、全引目錄，經檢查無誤后，一次性向檔案室移交，並認真填寫移交清冊。

　　第四章 檔案保護

　　第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，並進行妥善保管。

　　第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護，設置專用庫房，並保證有充足的檔案櫃。

　　第十六條 維護檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、複製或進行其它技術處理。

　　第十七條 保證檔案庫房內清潔，無非檔案用品；檔案排列科學，整齊美觀，便於查找。

　　第五章 檔案的統計和利用

　　第十八條 檔案室應根據管理工作需要，編製必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件彙編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務，為檔案管理手段現代化創造條件。

　　第十九條 檔案室應建立檔案登記、統計制度，設置登記本、統計薄冊，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。應認真完成檔案統計表填報任務，向農業部檔案部門報送《農業系統檔案工作情況統計表》。

　　第二十條 檔案的借閱，應嚴格執行檔案借閱制度。

　　本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經所辦公室主任同意，基建財務檔案借閱應先經計劃基建財務處處長同意，科技檔案應先經檔案立卷部門、科技與產業發展處處長同意。

　　外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。

　　借出的檔案，不得私自轉借、拆散、塗改，借閱人要負責保密和保管，不準攜帶檔案離開檔案室，複製檔案須經所辦公室主任同意。

　　第二十一條 職工調動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調離；檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。人事管理部門應健全和嚴格執行此項制度。

　　第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交

　　第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責，組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結束后，應寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經分管所領導批准後方可銷毀。

　　第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監銷人，以防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。

　　第二十四條 機構變動時，應對檔案做出妥善處理。

　　（一）機構撤銷或合併時，其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應移交相應部門繼續處理。

　　（二）批准恢復或新成立的機構，應從正式行文批准之日起單獨立卷、歸檔。

　　（三）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。

　　第七章 獎勵與處罰

　　第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進行考核，並實行獎懲。

　　（一）對遵守本辦法，認真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業務指導方面成績突出，或在開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的部門或個人，給予表彰。

　　（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或塗改、偽造、擅自抄錄、複印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節給予處罰。

　　（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進集體；違反本辦法的個人不能評為先進個人，年度考核不能評為優秀或甲等。

　　第八章 附則

　　第二十六條 本辦法由所辦公室負責解釋。

　　第二十七條 本辦法自公布之日起施行，原有辦法同時廢止。