行政部工作流程

　　行政事業部事務工作流程

　　一、　　 辦公用品領用

　　1、領用人根據有關辦公用品清單及實際需要（見附表1），向本部門兼職內勤提出申請，由內勤統一向行政部簽字領取。

　　2、辦公用品採購原則上由各部門向行政部提出申請后統一採購，特殊物品採購由部門領導及主管副總簽字同意后另行購買。

　　3、辦公用品費用每月攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發放辦公用品，並在下一期預算中扣除超出部分。

　　4、員工離職時，應認真清點辦公用品，到行政部填寫交接清單並簽字。

　　5、公司辦公用品每月1日、15日發放2次，其餘時間如急需領取辦公用品須部門經理簽字確認。

　　二、　　 印簽管理

　　1、公司印章刻制均須報總裁批准，由行政部憑公司介紹信統一到公安機關辦理刻制手續。

　　2、下屬企業和部門根據實際需要申請刻制內部或對外用章，但須經總裁批准。

　　3、各部門印章由各部門指定專人負責保管；印章使用及保管須有記錄，不能委託他人代管。

　　4、用印人填寫用印登記簿，註明用印事由、數量、申請人、批准人、用印日期。

　　5、經分管副總裁在該表上籤批後方可蓋印。

　　三、　　 複印

　　1、公司所有複印文檔工作原則上由行政部統一負責，未經行政部確認，各部門不得私自拿到公司外複印。

　　2、複印操作人應自覺在行政部複印管理台帳上登記。

　　3、複印用紙、用墨費用根據實際用量每月隨辦公用品攤銷，複印機維修費用根據比例每季度攤銷。

　　4、如行政部發現複印操作人未填寫複印數量或數量不符，除責成其重新填寫外，將限制該部門使用複印機，直至落實責任及相關處罰。

　　5、任何人不得利用公司機器複印與工作無關文件，行政部一經發現，有權根據公司有關規章制度，通知人事部進行處罰。

　　四、　　 傳真收發

　　1、公司與外界聯繫需對方發送傳真時，盡量要求對方註明本公司具體收件人，以便行政部及時分發。

　　2、行政部收到傳真后，在傳真接收台帳上登記，並負責通知收件人及時領取及簽字確認。

　　3、行政部每月或每季度根據傳真使用比例攤銷費用至各部門。

　　五、　　 信件收發

　　1、　　公司所有收發管理工作均由行政部統一負責。收發業務範圍包括：文件、郵件、報刊、挂號、電報的發送、登記，以及特殊文件資料的遞送。

　　2、　　收發人員須根據相關文件資料填寫收件登記簿、發文登記。

　　3、　　收到信件資料由行政部負責通知收件人及時領取。

　　4、　　對貴重物品、匯款、郵包，要進行專門登記，並及時通知個人簽字領取。

　　5、　　對投遞錯誤的郵件，應及時退回或設法轉移。

　　六、　　 名片管理

　　1、　　公司名片格式統一化，由公司行政部依據企業形象規劃並聯繫印刷業務。

　　2、　　印製名片申請者填寫名片印刷申請單，經部門領導簽字后交由行政部負責印製。

　　3、　　名片印製前需確認名片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯繫辦法等需確認無誤。

　　4、　　公務、客戶名片須在公司內作為共享資源。

　　5、　　自確認名片內容起，一周內到行政部領取。

　　6、　　名片印製費用每季度攤銷一次。

　　七、　　 公司設備申請流程

　　為加強我公司固定資產管理，規範管理工作程序，提高資產的使用效率，杜絕浪費；參照《行政事業單位國有資產管理辦法》（國管財字【2000】32號）規定，結合我公司實際情況，特制定我公司設備申請流程：

　　（一）原則：

　　講究計劃性和成本效益，以物質資源供給的有序性，保證公司職能的按計劃完成：

　　1. 配發過程中，是否供應，供應多少，要以客觀需要為依據，而不是單純的級別；

　　2. 要考慮實際可能的收益（對工作的推動），而不是不計工本，不問效果，一定要保證重點，分清緩急，把有限的資源用在"刀刃"上；

　　3. 要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產），注意提高資金的有效利用率。

　　（二）、具體流程：

　　1.各部門根據各自工作的實際情況和預算計劃，提出切實可行的申請要求（內容具體翔實、理由充分），經部門經理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。

　　2.行政部根據各部門現有的設備資產情況對申請進行核實，並對各部門要求從真正的客觀需求出發，遵循設備申請原則，提出解決建議和意見（調撥或購買）。

　　3.如果採取"調撥"程序，行政部將調撥計劃上報行政部主管副總簽字確認后實施；

　　4.如果採取"購買"程序，行政部將參照"江蘇×大×××軟件股份有限公司財務審批流程暫行規定"（蘇股財字〖02〗第003號）有關規定具體執行。

　　5.採購由行政部統一申請費用、組織購買、費用攤銷，過程遵循"價廉物美"的原則，在滿足各部門需求的基礎上，注意設備的性能價格比，多壓價比價、厲行節約。設備採購結束后統一由行政部和市場部組織驗收核查；固定資產登記后，由各部門登記領用，責任到人。

　　6.所有資產在使用者離開公司或調離本部門時應收歸行政部倉庫，並在部門設備管理員處登記。

　　八、　　 午餐飯票

　　1.員工到職，由本部門內勤根據其到職日期向行政部領取飯票。

　　2.每月30-31日，各部門內勤根據本部門正式員工實際人數領取下月飯票。

　　3. 每月1-2日，由各部門內勤統計本部門上月飯票退票情況並向行政部提供詳細名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個人零星領取及退票。

　　4. 如出現帳款不齊或錯漏，由各部門內勤負責。客飯餐券的領用需填寫客飯領用申請單，並由部門經理簽字確認。

　　5.非正式員工（實習生等）領用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標準領用飯票。

　　九、　　 訂餐、訂票、訂房申請流程

　　為方便公司全體員工，體現行政部的服務性。現將有關訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總如下：

　　1、　　各部門根據各部門的實際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，並填寫相應的申請表（內容具體詳實），部門經理簽字確認。

　　2、　　各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請好費用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現金或支票交與行政部結款。

　　3、　　各部門承擔在訂餐、訂票、訂房時過程中由於自身失誤帶來的風險，例如承擔退票費、退房費等。

　　4、　　費用超過500元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認。

　　5、　　訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2~3天知會行政部，訂餐、訂房一般提前1~2天）。

　　6、　　各部門申請不得提高出實際需要的要求。

　　十、 禮 品

　　1、禮品由行政部負責根據不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實用，能體現公司形象。

　　2、各部門根據禮品清單（見附表2）領用公司禮品，需向本部門經理提出申請，填寫禮品領用單，簽字確認費用來源。

　　3、各級部門經理（必要時由總裁或分管行政副總）簽字後到行政部領取禮品。

　　4、禮品費用每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發放禮品，並在下一期預算中扣除超出部分。

　　十一、 宣傳品

　　1、公司宣傳品包括手提袋（長、短）、宣傳彩頁、公司簡介和產品說明書等。

　　2、領用宣傳品在5份以下的，由領用人在行政部宣傳用品領用台帳上登記。

　　3、領用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳用品領用申請單，由部門經理簽字確認后，在宣傳用品領用台帳上登記后領用。

　　4、宣傳品費用初步擬訂每季度攤銷一次，如費用超出預算，由財務部通知行政部暫停向該部門發放宣傳品，並在下一期預算中扣除超出部分。

　　5、如行政部發現其未填寫或領用數目超過填寫數目，行政部除責成其重新填寫外，並向其部門經理投訴及進行相關處罰。

　　十二、 會議管理

　　1. 公司行政部統一管理會議制度，所有會議均須及時通知行政部，便於安排和登記備案。如有必要由行政部發出會議通知確認。

　　2. 會議承辦人需提交會議時間、會議地點、所需準備等（見附表3），便於行政部配合工作。會前由行政部派人做好會場布置及設備調試。

　　3. 除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。

　　4. 會議結束後由行政部派人清理會場，查收設備。

　　5. 會議室使用費用按部門使用比例每季度攤銷一次。

　　十三、 車輛管理

　　1、 公司現有車輛主要供公司重要活動及主要業務活動使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理條例：

　　2、 公司車輛由行政部門負責管理，分別按車號設冊登記管理。

　　3、 公司車輛的使用實行"派車單"制度。員工應認真填寫"派車單",交由所在部門一級部門經理簽字。若有預計用車需要，應提前2—3天向行政部門提交"派車單"申請。

　　4、 "派車單"經行政部匯總後，由行政部經理負責車輛統一調度。

　　5、 車輛使用完畢，使用人員、駕駛人員須填寫"車輛使用實際情況記錄單",交行政部備案。

　　6、 行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報分管副總查核一次，以防浪費，如超過耗油標準時（指不正常）應送請調整修理。

　　7、 公司車輛內部使用費用如下：

　　①市內用車：普通轎車裡程費1.5元/公里；麵包車裡程費2元/公里。

　　等候計費：等候時間在半小時內，免計費用，超過半小時部分，按0.5元/分鐘計費。

　　②長途用車：普通轎車裡程費1.0元/公里；麵包車裡程費2元/公里。

　　直接費用（如汽油費、過橋過路費、停車費等），由各用車部門自理。

　　③各部門車輛使用費每季度結算，並由部門經理簽字確認后交財務部。

　　十四、設備維修流程

　　1.報修人員先將報修信息反饋給各部門的設備管理員；

　　2.部門設備管理員初步檢查后，填寫《設備報修單》（提供設備編號和故障現象），部門經理批准後送交行政部；

　　3.行政部設備管理員根據編號，聯繫廠商，組織及時維修；

　　4.通過暫借、調撥等方式，將暫時不用的設備給報修者使用；

　　5.機器設備維修完畢，行政部登記備案，發還給報修者使用；

　　6.涉及到的維修費用，由各部門承擔。

　　十五、電子屏使用規範

　　（一）原則

　　電子屏是公司對內對外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認有效，發布時間合理等，特制定本使用規範。

　　一、　　 使用主體

　　1、行政事業部享有電子屏的操作及管理權。

　　2、行政事業部設專人負責電子屏的使用、維護、修理。

　　3、電子屏責任人的職責包括：及時實施公司信息發布，制定信息發布時間表，制定信息更新計劃，電子屏信息發布的匯總整理，電子屏日常維護，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。

　　4、電子屏責任人對行政事業部經理負責。

　　二、　　 發布內容

　　1、電子屏的發布內容分為日常型信息和特別型信息。

　　2、日常型信息內容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動態、業內新聞動態。

　　3、特別型信息內容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。

　　4、日常型信息的搜集整理由行政事業部完成。

　　5、特別型信息的搜集整理由行政事業部配合消息相關部門完成。

　　三、　　 發布時間

　　1、電子屏的使用時間為每個工作日的上午8:30至下午6:30（有特殊情況的除外）。

　　2、日常型信息發布時效：公司宣傳介紹每日2小時，分4—6時段發布；公司新聞動態每日2小時，分4—6時段發布；業內新聞動態每日1小時，分2—4時段發布。

　　3、特別型信息發布時效由信息相關部門會同行政事業部核定：公告的發布時間一般為2個工作日，每日2小時，分4個時段；通知的發布時間一般為1個工作日，每日2小時，分2—4個時段；活動賀詞的發布時間一般為活動開始前1小時至后2小時。

　　四、　　 發布信息確認

　　1、電子屏發布的信息須經有關人員的確認方可發布。

　　2、日常型信息由行政事業部經理確認。

　　3、日常型信息的更新計劃由電子屏責任人擬定，報行政事業部經理批准。

　　4、特別型信息由出處單位的分管副總確認。

　　5、特別型信息發布，須由出處單位填寫電子屏信息發布申請表（見附件），經分管副總確認后交由行政事業部組織發布。

　　附表：行政部工作人員職能劃分表

　　姓名

　　房間號

　　工作職能

　　405

　　公司行政、辦公室、後勤全面協調管理（含車隊管理、大樓辦公室使用情況協調等）

　　405

　　公文流轉、收發傳真、辦公用品發放、午餐管理、綠化管理、飲用水管理、訂餐、訂房、訂票等

　　405

　　一樓接待文秘、信件收發、辦公配合

　　405

　　文印、傳真信件的辦公配合

　　403

　　印章管理、研究生管理、檔案管理

　　403

　　一樓接待文秘、圖書室管理

　　403

　　固定資產管理（含設備申購）、保安保潔管理、各種維修服務

　　405

　　宣傳、文秘、宣傳品和禮品發放、

　　405

　　會議接待、培訓、活動策劃（含工會活動）