會議管理辦法

　　第一章 總則 第一條 為改進工作作風，精簡會議，縮短會議時間，提高會議質量，加強會議管理，根據上級有關規定，結合本所實際，制定本辦法。 第二條 會議的有效組織和管理是改善辦公秩序，及時傳遞、執行和保存辦公信息，提高辦公效率的一種重要手段，本所各部門應重視對會議的組織和管理。 第三條 本辦法所指的會議，包括本所黨組會議、行政會議、所長辦公會議等例會，各職能部門、業務部門組織的全所性不定期工作會議，以及在重要來訪或外事活動過程中組織的全所性會議。 不包括本所及所屬各部門組織的各類專業技術培訓會議。 第四條 會議的管理部門為所辦公室，會議的具體會務工作由承辦部門協作安排。 第二章 會議召開原則 第五條 本所及各部門召開會議應遵循如下原則： （一）精簡。大力壓縮會議，盡量縮短會議時間，減少與會人員。逐步利用現代網絡和通信傳播工具部署工作，能合併召開的會議儘可能合併召開。 （二）高效。召開會議應具備必要性，注重實效，主題鮮明，準備充分。 （三）務實。把工作重點放在科研、開發、管理和生產等重要部位，加強調研和督查，集中精力研究和解決實際問題，可採取現場辦公會議等形式，及時協調研究解決有關問題。 （四）節約。會議要厲行節約，凡涉及經費開支的會議應嚴格按照有關廉政建設的各項規定執行，嚴禁鋪張浪費。 第三章 會議安排 第六條 本所例行會議均列入例會制度，要求按照例行會議規定的時間、地點和內容組織召開。 第七條 本所臨時組織的會議，涉及本所有關部門的，部門負責人應給予積極配合，保證會議所需材料、設備、器材、場地及時安排到位。 第八條 本所各部門組織的全所性不定期會議，均須經分管所領導批准后，提前7天報送所辦公室列入會議計劃。所辦公室負責於每周星期五將全所各類會議統籌安排，編製會議安排表，印發到會議參加人員。 第九條 會議召集部門應做好會議準備工作，將會議主持者、議題、議程、與時間、地點安排報送所辦公室，由所辦公室統籌安排。 第十條 列入會議計劃的會議，如遇特殊情況需更改日期、地點或會議內容時，會議召集部門應提前3天報送所辦公室調整會議計劃。未經所辦公室同意，任何部門或個人不得隨意打亂或更改正常會議計劃。 第十一條 凡需要所領導參加的會議，召集部門應提前請示分管所領導，按分管所領導指示辦理。 第十二條 對於參加人員相同、內容接近、時間相近的幾個會議，所辦公室有權合併召開。對於準備不充分，或有重複性，或無多大作用的會議，所辦公室有權拒絕安排。 第十三條 不定期會議必須服從統一安排，各部門會議不應安排在全所例會同期召開，應堅持部門會議服從全所會議，局部服從整體的原則。 第四章 會議管理 第十四條 會議召集部門應做好充分的會前準備工作，擬定會議議程、準備會議材料、落實布置會場、做好報到簽到等工作。 第十五條 會議應有專人負責記錄和整理：所黨組會議由所人事勞資處負責記錄，行政會議、所長辦公會議由所辦公室主任負責記錄；各部門召集的全所性專業會議由各部門派專人負責記錄；全所性的行政事務會議由辦公室負責記錄；部門會議由各部門負責記錄。 第十六條 會議原始記錄應由會議主持人和主要與會人員簽字認可。 第十七條 會議形成決議或決定事項需要所屬各部門組織職工學習、貫徹、執行或全所職工知曉的，可編製會議紀要，及時印發各部門。 第十八條 會議材料的歸檔：各級會議的文件資料、會議記錄、紀要、簡報、照片、錄像、領導講話和題詞等均應及時整理，按時歸檔。 第五條 會議紀律 第十九條 與會人員應遵守如下紀律： （一）與會人員必須按會議通知時間準時到會，無特殊情況不得遲到、早退或缺席，會議期間應將手機和傳呼機打到振動方式（有特殊要求的會前另行通知）。 （二）會議須限時召開，無特殊情況應按時結束。發言應確定時間，緊扣主題，簡明扼要，嚴禁偏離主題，延誤會議進程。 （三）會議內容如有保密事項，與會人員必須嚴格遵守保密紀律。 第六章 附則 第二十條 本辦法自2003年3月1日起實行。原規定同時廢止。 第二十一條 本辦法由所辦公室負責解釋。