對做好辦公室工作的一點理論思考

　　對做好辦公室工作的一點理論思考

　　辦公室是一個單位的綜合部門，是承上啟下、聯繫左右、協調各方面的中心樞紐。辦公室工作對本單位的全面工作有舉足輕重的作用。隨着改革的進一步深入，各機關單位所承擔的任務日益增多，同時對辦公室工作的要求也越來越高。在開展深入學習實踐科學發展觀和"作風建設年"活動中，最近就如何更好地做好辦公室工作進行了一點研究和思考。

　　一、認清辦公室工作的主要職能，是做好辦公室工作的前提和基礎。

　　從總體上說，辦公室的工作任務包括：辦文、辦會、辦事、參謀、協調、人財物管理等方面內容。其主要職能為：

　　（一）管理職能。辦公室的管理職能，是指運用行政的手段來管理本單位的事務。主要包括1、公文管理，即辦公室負責公文的收發、傳遞、催辦、機要、檔案等各個環節的具體事宜；2、事務管理，如財務管理、會務接待、值班工作、保密工作、汽車使用管理、採購設備和物品等工作。管理職能是一個單位各項工作能夠正常運作的重要保障。3、日常工作運行管理，如上傳下達，安排落實具體事務，完成上級部門和本級領導交辦的工作等。

　　（二）綜合協調職能。綜合協調功能是辦公室的重要職能，它是指為了完成特定目標而使不同單位、部門、個人之間相互配合、協調一致的職能。它既要協調本機關外的關係，包括與上級、與兄弟單位、與基層的關係；又要協調機關內的關係，包括與領導、與各處室、與下屬單位、與各位員工的關係等，通過協調使各項工作達到統一步調合理安排。

　　（三）服務職能。辦公室服務職能的主要內容包括：為領導服務、為機關服務、為基層服務，就是通常俗稱的"三服務"。為領導服務，主要是指辦公室工作人員是領導的助手、要參與政務、辦理事務等；為機關服務，是指為機關內部各部門服務，辦公室要積極主動提供服務，及時解決問題；為基層服務，主要是指為下級單位、基層和群眾服務。"三服務"至關重要，缺一不可。

　　（四）參謀職能。辦公室要發揮參謀作用，積極為領導出謀獻策，這是領導決策民主化、科學化的迫切需要，也是新時期賦予辦公室的一項重要任務。參謀工作主要包括以下內容：一是通過各種現代化手段為領導決策搜集提供各種信息；二是協助決策，發揮助手作用。

　　二、堅持辦公室工作的原則，是做好辦公室工作的關鍵。

　　辦公室工作千頭萬緒，樣樣工作都很重要，要做到辦公室工作少出差錯、高效運作，需要把握以下幾項重要原則：

　　（一）擺正位置原則。要擺正位置需要處理好兩個關係：一是參謀與決策的關係。辦公室作為聯繫上下左右、前後內外的橋樑，平時應當了解上級精神，掌握工作重點，及時主動地為領導提供各種真實、有用的信息，想領導之所想，謀領導之所思，大膽積極地提出建議，作出"怎麼辦"的預案，為領導全面分析問題、正確進行決策服務。但是，在為領導出謀獻策時，要把握分寸、注意適度，不能把自己的意圖強加於領導，不能片面理解領導的指示，斷章取義，更不能代替領導決策，假傳"聖旨"。二是用權與越權的關係。辦公室工作繁雜、瑣碎。根據其職能，對一些具體事務，辦公室有權處理。但是，對一些關係到全局性工作，涉及到領導的政務活動，以及財務、上級領導機關的要求等，必須及時向領導請示報告。

　　（二）輕重緩急原則。由於辦公室涉及的事項眾多，先做哪一塊，后做哪一塊，要認真的把握。凡事總是有先後、有輕重、有緩急的情況。所以，辦公室在協調這些關係中，應當根據情況，全面分析，看清利害關係，作出正確判斷，急事爭辦，緩事緩辦，特事特辦，重要的事情先辦，全局性的工作先做。有些事情不要按部就班，不能等，更不能拖，該加班的就加班，要注意把原則性與靈活性有機地結合起來，從而科學安排時間，提高辦事效率。

　　（三）服務到位原則。服務是辦公室工作的出發點，也是辦公室工作的歸宿。辦公室在執行服務職能時，一定要到位，需要注意以下幾點：一是應由被動服務轉變為主動服務。二是在一視同仁的原則下充分體現為領導服務的重要性。要做到領導工作涉及到哪裡，辦公室的工作範圍就要延伸到哪裡。三是必須"事無巨細"。這就是要求辦公室無論任何事，都要認真對待及時處理，做到大事不丟，小事不漏，事事有回聲，件件要落實。

　　（四）"剛性"管理原則。辦公室管理日常事務，就必須嚴格按照規章制度執行，這制度就是"剛性"，不得隨意變更，不以人廢，也不以人存，更不能夠與自己"相親"、"相熟"的人就執行制度寬，對其他人就執行嚴。所以執行制度，無論是領導還是一般幹部職工，都必須是"剛性"的，不得違反。只有"剛性"的管理，管理才能夠到位，工作的目的才能達到。

　　（五）協作配合原則。辦公室作為領導的參謀部，要協助領導推動各項任務的完成，做好出謀劃策和組織管理工作，辦公室各工作崗位和每個工作人員之間的協作配合尤其必要。沒有這種協作配合，就不可能發揮辦公室的整體功能，難以制定出好的行動方案。

　　（六）按程序辦事原則。辦公室工作涉及領導和全局，所以在工作中必須講規定、按程序，不能越位，不能隨意。否則會造成矛盾和漏洞。

　　三、提高辦公室自身建設，是做好辦公室工作的保障。

　　辦公室的工作，條塊頭緒多，工作繁雜，聯繫性強，這就要求辦公室工作人員不但要有良好的服務意識、吃苦耐勞的精神，還要有樂於奉獻的崇高思想境界。同時，內部要團結統一，分工不分家，相互支持配合，同心同德才能順利完成任務。加強辦公室自身建設需要：

　　（一）辦公室工作人員要不斷提高自己的綜合素質和工作水平。為適應辦公室工作需要，辦公室工作人員除具備較高的政策水平，豐富知識之外，還應當做到：政治可靠，人品第一，扎紮實實，任勞任怨。這就要求辦公室工作人員一要不斷地加強理論和業務的學習和交流，提高自我政治素養和業務水平。二要在實際工作中鍛煉，在實踐中提高工作水平和辦事能力。三要不追求名利，有忘我的精神。

　　（二）要合理分工，制定規範、科學的工作程序。辦公室工作要從實際需要出發，合理分工，適時地調整人員結構。要明確分工職責，充分發揮各職能崗位的作用，使每個崗位的工作人員各司其職，各盡其責，使內部運轉方式和管理方法建立在科學的基礎之上。對過去長期積累下來的經驗以及相沿成習的工作程序和方法，應當根據新形勢和新任務的要求加以重新認識，從而形成一套規範化、科學化、制度化的工作程序和工作方法。

　　（三）積極改善辦公條件和服務手段。做好辦公室工作，我們不能滿足於傳統的手工作業方式，而應當隨着社會的發展，根據財力、物力的寬裕程度，配備良好的辦公用具和現代化通訊設備，以便高質量、高效率地做好服務工作。因此，要求辦公室的工作人員要學會操作和使用先進辦公設備，學會現代管理知識，具有不斷進取的創新精神。

　　農工委辦公室作為我單位的中心樞紐，"牽一髮而動全身"，其工作的好壞直接影響到全委工作目標的實現，所以作為農工委辦公室的工作人員當前要緊緊圍繞市委、市政府、農工委的中心工作，將"學習科學發展觀"和"幹部作風建設年"的理論和要求滲透到各項工作當中，協調全局、嚴格管理、熱情服務，推進辦公室工作取得扎紮實實的成效。