文檔管理制度

　　文檔管理制度（一）

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

　　2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編製的正確性、完整性，明確技術文件的編製、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用範圍：適用於本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編製

　　1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料 。

　　具體包括：

　　1）開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2）開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

　　3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

　　4）產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編製，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准；技術文件的編製必須嚴格執行編製、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料 清單>，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫<借閱登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　3、對於借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

　　5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整<借閱文件記錄表>。

　　六、責任 追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失 或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任 的權利。

　　文檔管理制度（二）

　　一、總則

　　第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

　　二、收文的管理

　　第三條 公文的簽收：

　　凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發員登記簽收

　　第四條 公文的編號保管：

　　1、 辦公室收發員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，並分類登記編號、保管。

　　2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室 收發員進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第五條 公文的閱批與分轉。

　　1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽后，由收發員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據等，分別由辦公室 收發員直接分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第六條 文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意后，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。

　　三、發文的管理

　　第七條 發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。

　　第八條 發文的範圍：

　　1、凡是以公司名義發出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

　　2、下發文件主要用於：（1）公布規章制度；（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或幹部任免事項；（4）公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；

　　3、上行文件主要用於：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發文主要用於：（2）同相關單位聯繫有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

　　4、在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准后，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

　　5、各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，可以各業務部門名義發會議紀要。

　　6、各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫，可用各部門的名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。

　　四、發文程序與要求

　　第九條 發文程序規定：

　　1、各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發文擬稿單》，並詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、標定日期；

　　2、草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

　　3、 辦公室對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

　　4、經辦公室審查修改後的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

　　6、需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

　　7、經領導批准簽發后的文稿交辦公室統一編號打印；

　　8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　9、文件打字后，由辦公室派專人分發並檢查落實情況。

　　五、文件的借閱和清退

　　第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

　　第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　六、文件的立卷與歸檔

　　第十三條 文件的歸檔範圍：

　　以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。

　　第十四條 立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批複、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

　　七、文件的銷毀

　　第十五條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續。

　　文檔管理制度（三）

　　1、負責收發、保管監理工作中的往來文件、通知、報告，整理會議記錄；

　　2、收集所監理工程的技術資料，並按要求分類、編號、登記、保管；

　　3、負責接收業主提供的圖紙、資料，並及時發給各專業監理工程師；

　　4、工程竣工后，做好項目監理檔案資料的整理、歸檔工作；

　　5、認真做好計算機操作、文印及信息傳遞工作；

　　6、完成領導安排的其它工作。