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辦公室崗位責任制及工作制度

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辦公室崗位責任制及工作制度 標籤:辦公室工作 辦公室主任 黨委辦公室 三項制度 黨務工作

  辦公室崗位責任制及工作制度

  一、辦公室主要職責和任務

  辦公室是分局的綜合業務職能部門,圍繞分局中心工作參與政務,管好事務,搞好服務,確保分局日常工作的正常運轉。其主要職責和任務:

  (一)負責起草分局重要文件,審核機關業務部門擬制的文件。

  (二)負責信息綜合、學術調研、稅收宣傳、文電處理和學會秘書工作。

  (三)負責機要、檔案、信訪和來訪接待工作。

  (四)負責局領導交辦的組織協調、督促檢查工作。

  (五)負責協調、安排全局各類會議和有關會議的組織工作。

  (六)參與協調、組織分局領導參加的有關活動。

  二、辦公室各類人員工作職責

  (一) 文秘人員職責

  1、 承辦以分局、分局辦公室名義上報、下發的公文。

  2、負責分局年度總結、工作要點、綜合性經驗材料等重要文件的起草。

  3、按照分局領導指示,向上級有關部門反映分局重要工作的落實情況。

  4、負責分局各類信息的搜集、綜合、傳送上報和對下考核。

  5、負責落實調研課題,撰寫調研報告,組織分局學術理論研究活動。

  6、負責與新聞單位的聯繫和新聞報道稿件的撰寫、審核、報送。協調組織稅收宣傳活動,承辦上級交辦的涉稅雜誌征訂工作。

  7、負責分局領導交辦有關工作的督促檢查、組織協調和情況反饋。

  8、承擔分局《月工作要點》和《周會議安排》的收集、綜合擬制。

  9、負責記載分局《大事記》。

  10、負責局長辦公會、分局局務會的會議記錄、會務工作和會議紀要的起草。安排、協調以分局名義召開的各類會議。

  11、參與協調分局領導參加的各種公務活動。

  12、負責分局各類電、函的處理。

  13、負責分局日常值班和來訪接待工作。

  (二) 機要人員職責

  1、 負責全局各類文件收發、傳閱、借閱工作。

  2、 負責分局印鑒、介紹信的保管和使用。

  3、負責全局重大事件的記錄、整理、保存。

  (三)檔案人員職責

  1、負責本機關應歸檔文件材料的收集、整理等文書立卷工作和案卷的接收與移交;

  2、保管本機關各種門類和載體的檔案,彙編檔案資料,編製檢索,提供檔案利用;

  3、整理室藏檔案,科學分類排列,系統編目編號,使之達到規範標準,並做好檔案的鑒定、統計工作;

  4、搞好庫房管理,落實“八防”措施,保護檔案安全並定期核對清點檔案,保持賬物相符;

  5、對所屬機構形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔進行監督和指導;

  6、辦理領導交辦的其它有關檔案業務工作。

  (四)打字員職責

  1、 負責分局、分局辦公室文件的打印或複印。

  2、負責對微機、打印機、油印機進行和複印進行定期保養,負責文件頭、文件紙及打印零配件保管工作。

  3、完成領導交辦的其它工作。

  辦公室工作制度

  一、檔案管理制度

  (一)檔案歸檔制度

  歸檔範圍:本機關在各項工作活動中形成和使用的公文、電報、簿冊、圖表、錄音、錄像、相片等,凡是反映本機關工作活動具有查找利用價值的,均屬歸檔範圍。

  歸檔時間:文書檔案第二年上半年完成,會計檔案隔年一季度完成,科技、聲像檔案在工作項目,活動之後隨時歸檔。

  歸檔要求:

  1、一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一全宗。

  2、 分類一般採取年度——問題分類。

  3、案卷的排列、以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列,排列方法統一,前後保持一致,不可任意改動。

  4、根據不同門類和保管期限,按照案卷排列的順序編製卷號,在一個全宗內,案卷目錄號不得重複。在一冊案卷目錄內不得出現重複案卷號。

  5、案卷質量應符合《武漢市機關檔案室業務建設暫行規定》的要求,案卷格式和各種裝具符合國家和市檔案局標準,卷內文字嚴禁使用鉛筆、元珠筆。

  (二)檔案保管制度

  1、本機關形成的各處門類和載體的檔案,由檔案室集中統一管理,做到專室、專櫃、專(兼)職人員負責保管;

  2、檔案室有防資措施,防風窗帘,防火器材,檔案櫃內放有防蟲、防腐藥品,以使檔案得到安全保護;

  3、根據氣候條件,適時開窗通風或密閉門窗防潮,以保持室內一定的溫濕度;

  4、檔案室內嚴禁吸煙、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室內清潔;

  5、平時出入庫存的檔案,應及時清點登記,並定期檢查室藏檔案、經常檢查電燈、電器線路有無破損,下班前注意關燈、鎖門、關門窗。

  6、檔案人員變動工作時,必須辦理交接手續,嚴格核實交接的檔案。

  (三)檔案保密制度

  1、經常對機關工作人員進行檔案保密教育,明確保密範圍,嚴守保密紀律,執行《保密手冊》;

  2、非因工作不得隨意談論檔案內容,不得在和人交往和通信中泄露屬於國家機密和檔案資料;

  3、不得擅自提供、翻印、複製、抄錄、攜帶、銷毀屬於國家機密的檔案資料,並嚴禁將檔案攜帶、傳遞、寄至境外;

  4、凡屬保密檔案,不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像進行宣傳;

  5、嚴格控制機密檔案查閱範圍,並按照保密規定,對歸檔后多餘的文件材料及時銷毀;

  6、定期檢查檔案保密情況,發現問題及時上報,不隱瞞、失泄密事故;

  7、加強庫房管理,非本室工作人員嚴禁入內。

  (四)檔案利用制度

  1、檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用範圍,主要為領導決策和機關各項工作服務;

  2、本機關工作人員查閱檔案,均限於本人工作範圍所形成的檔案材料,查閱超出本人工作範圍的須經有關負責人同意;

  3、 查閱保密檔案範圍,需經主管領導批准;

  4、外單位查閱檔案時,必須持介紹信,經同意按介紹信內容查閱;

  5、查閱檔案時,嚴禁塗改、勾划、抽頁、折毀、剪裁、增刪檔案,對摘抄的檔案不得私人保管或轉借傳閱,更不能翻印公布、倒賣;

  6、查閱檔案必須履行登記,註銷和檢查手續,當面點清,如發現差錯,及時追究責任,並採取補救措施。

  二、辦公室會務制度

  1、為保證辦公室工作高效協調、順暢運作,建立辦公會制度;

  2、辦公會由主任或委託副主任主持召開。

  3、會議一般每周一下午召開,有特殊情況可臨時召開。

  4、參加會議人員為辦公室全體人員,必要時通知有關人員參加。

  5、辦公會主要內容為彙報講評上周工作,布置下周及近期主要工作,商議、協調、解決工作中遇到的矛盾和問題。

  6、秘書室承辦會議的會務組織工作。

  三、打印室管理制度

  1、 文秘人員負責打印室的管理工作。

  2、文秘人員對送交的文件、材料應逐一登記、校核,並簽字後送打印室打印。

  3、電腦等打印設備要經常維護。打印設備出現故障應及時分析,查找原因,並向辦公室領導彙報。

  4、嚴格打印或複印程序和手續。打印文件必須有領導簽字、有文號、有校對人簽名。不得私自接受打印件或複印。手續不完備的應拒絕打印。

  5、保證打印或複印質量,提高工作效率。堅持誰起草誰校對,兩校一複核制度。急件隨到隨打,平件一般不超過三天。一般差錯率控制在千之分二以內,杜絕原則性差錯。

  6、嚴格遵守保密規定,禁止無關人員翻閱打印資料和出入打印室,不在室內待客閑談。

  7、負責打印室的安全、衛生、保潔工作。做到每日清掃清潔,每周大掃除。人走四關(關機、關電、關燈、關門)。  

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