辦公室崗位責任制及工作制度

　　辦公室崗位責任制及工作制度

　　一、辦公室主要職責和任務

　　辦公室是分局的綜合業務職能部門，圍繞分局中心工作參與政務，管好事務，搞好服務，確保分局日常工作的正常運轉。其主要職責和任務：

　　（一）負責起草分局重要文件，審核機關業務部門擬制的文件。

　　（二）負責信息綜合、學術調研、稅收宣傳、文電處理和學會秘書工作。

　　（三）負責機要、檔案、信訪和來訪接待工作。

　　（四）負責局領導交辦的組織協調、督促檢查工作。

　　（五）負責協調、安排全局各類會議和有關會議的組織工作。

　　（六）參與協調、組織分局領導參加的有關活動。

　　二、辦公室各類人員工作職責

　　（一） 文秘人員職責

　　1、 承辦以分局、分局辦公室名義上報、下發的公文。

　　2、負責分局年度總結、工作要點、綜合性經驗材料等重要文件的起草。

　　3、按照分局領導指示，向上級有關部門反映分局重要工作的落實情況。

　　4、負責分局各類信息的搜集、綜合、傳送上報和對下考核。

　　5、負責落實調研課題，撰寫調研報告，組織分局學術理論研究活動。

　　6、負責與新聞單位的聯繫和新聞報道稿件的撰寫、審核、報送。協調組織稅收宣傳活動，承辦上級交辦的涉稅雜誌征訂工作。

　　7、負責分局領導交辦有關工作的督促檢查、組織協調和情況反饋。

　　8、承擔分局《月工作要點》和《周會議安排》的收集、綜合擬制。

　　9、負責記載分局《大事記》。

　　10、負責局長辦公會、分局局務會的會議記錄、會務工作和會議紀要的起草。安排、協調以分局名義召開的各類會議。

　　11、參與協調分局領導參加的各種公務活動。

　　12、負責分局各類電、函的處理。

　　13、負責分局日常值班和來訪接待工作。

　　（二） 機要人員職責

　　1、 負責全局各類文件收發、傳閱、借閱工作。

　　2、 負責分局印鑒、介紹信的保管和使用。

　　3、負責全局重大事件的記錄、整理、保存。

　　(三)檔案人員職責

　　1、負責本機關應歸檔文件材料的收集、整理等文書立卷工作和案卷的接收與移交；

　　2、保管本機關各種門類和載體的檔案，彙編檔案資料，編製檢索，提供檔案利用；

　　3、整理室藏檔案，科學分類排列，系統編目編號，使之達到規範標準，並做好檔案的鑒定、統計工作；

　　4、搞好庫房管理，落實“八防”措施，保護檔案安全並定期核對清點檔案，保持賬物相符；

　　5、對所屬機構形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔進行監督和指導；

　　6、辦理領導交辦的其它有關檔案業務工作。

　　（四）打字員職責

　　1、 負責分局、分局辦公室文件的打印或複印。

　　2、負責對微機、打印機、油印機進行和複印進行定期保養，負責文件頭、文件紙及打印零配件保管工作。

　　3、完成領導交辦的其它工作。

　　辦公室工作制度

　　一、檔案管理制度

　　（一）檔案歸檔制度

　　歸檔範圍：本機關在各項工作活動中形成和使用的公文、電報、簿冊、圖表、錄音、錄像、相片等，凡是反映本機關工作活動具有查找利用價值的，均屬歸檔範圍。

　　歸檔時間：文書檔案第二年上半年完成，會計檔案隔年一季度完成，科技、聲像檔案在工作項目，活動之後隨時歸檔。

　　歸檔要求：

　　1、一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一全宗。

　　2、 分類一般採取年度——問題分類。

　　3、案卷的排列、以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列，排列方法統一，前後保持一致，不可任意改動。

　　4、根據不同門類和保管期限，按照案卷排列的順序編製卷號，在一個全宗內，案卷目錄號不得重複。在一冊案卷目錄內不得出現重複案卷號。

　　5、案卷質量應符合《武漢市機關檔案室業務建設暫行規定》的要求，案卷格式和各種裝具符合國家和市檔案局標準，卷內文字嚴禁使用鉛筆、元珠筆。

　　（二）檔案保管制度

　　1、本機關形成的各處門類和載體的檔案，由檔案室集中統一管理，做到專室、專櫃、專（兼）職人員負責保管；

　　2、檔案室有防資措施，防風窗帘，防火器材，檔案櫃內放有防蟲、防腐藥品，以使檔案得到安全保護；

　　3、根據氣候條件，適時開窗通風或密閉門窗防潮，以保持室內一定的溫濕度；

　　4、檔案室內嚴禁吸煙、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室內清潔；

　　5、平時出入庫存的檔案，應及時清點登記，並定期檢查室藏檔案、經常檢查電燈、電器線路有無破損，下班前注意關燈、鎖門、關門窗。

　　6、檔案人員變動工作時，必須辦理交接手續，嚴格核實交接的檔案。

　　（三）檔案保密制度

　　1、經常對機關工作人員進行檔案保密教育，明確保密範圍，嚴守保密紀律，執行《保密手冊》；

　　2、非因工作不得隨意談論檔案內容，不得在和人交往和通信中泄露屬於國家機密和檔案資料；

　　3、不得擅自提供、翻印、複製、抄錄、攜帶、銷毀屬於國家機密的檔案資料，並嚴禁將檔案攜帶、傳遞、寄至境外；

　　4、凡屬保密檔案，不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像進行宣傳；

　　5、嚴格控制機密檔案查閱範圍，並按照保密規定，對歸檔后多餘的文件材料及時銷毀；

　　6、定期檢查檔案保密情況，發現問題及時上報，不隱瞞、失泄密事故；

　　7、加強庫房管理，非本室工作人員嚴禁入內。

　　（四）檔案利用制度

　　1、檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用範圍，主要為領導決策和機關各項工作服務；

　　2、本機關工作人員查閱檔案，均限於本人工作範圍所形成的檔案材料，查閱超出本人工作範圍的須經有關負責人同意；

　　3、 查閱保密檔案範圍，需經主管領導批准；

　　4、外單位查閱檔案時，必須持介紹信，經同意按介紹信內容查閱；

　　5、查閱檔案時，嚴禁塗改、勾划、抽頁、折毀、剪裁、增刪檔案，對摘抄的檔案不得私人保管或轉借傳閱，更不能翻印公布、倒賣；

　　6、查閱檔案必須履行登記，註銷和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，並採取補救措施。

　　二、辦公室會務制度

　　1、為保證辦公室工作高效協調、順暢運作，建立辦公會制度；

　　2、辦公會由主任或委託副主任主持召開。

　　3、會議一般每周一下午召開，有特殊情況可臨時召開。

　　4、參加會議人員為辦公室全體人員，必要時通知有關人員參加。

　　5、辦公會主要內容為彙報講評上周工作，布置下周及近期主要工作，商議、協調、解決工作中遇到的矛盾和問題。

　　6、秘書室承辦會議的會務組織工作。

　　三、打印室管理制度

　　1、 文秘人員負責打印室的管理工作。

　　2、文秘人員對送交的文件、材料應逐一登記、校核，並簽字後送打印室打印。

　　3、電腦等打印設備要經常維護。打印設備出現故障應及時分析，查找原因，並向辦公室領導彙報。

　　4、嚴格打印或複印程序和手續。打印文件必須有領導簽字、有文號、有校對人簽名。不得私自接受打印件或複印。手續不完備的應拒絕打印。

　　5、保證打印或複印質量，提高工作效率。堅持誰起草誰校對，兩校一複核制度。急件隨到隨打，平件一般不超過三天。一般差錯率控制在千之分二以內，杜絕原則性差錯。

　　6、嚴格遵守保密規定，禁止無關人員翻閱打印資料和出入打印室，不在室內待客閑談。

　　7、負責打印室的安全、衛生、保潔工作。做到每日清掃清潔，每周大掃除。人走四關（關機、關電、關燈、關門）。