公文處理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為認真貫徹實施《國家行政機關公文處理辦法》，使我局的機關公文處理工作規範化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作的效率和公文質量，結合我局的實際情況，特制定本辦法。

　　第二條 長垣河務局機關行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，施行行政性措施，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　　第三條 局辦公室是全局公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

　　第四條 局屬各部門，應當設立專職人員負責公文處理工作。努力學習黨和國家的方針政策，學習治黃業務知識及相關的專業知識。

　　第五條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　第六條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

　　第七條 在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

　　第八條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，自覺遵守本辦法並加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

　　第二章 公文種類

　　第九條 新鄉河務局常用的機關公文種類主要包括：

　　（一）通知

　　適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項；任免人員。

　　（二）請示

　　適用於向上級機關請求指示、批准。

　　（三）報告

　　適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問，彙報交辦事項的結果等。

　　（四）通報

　　適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　原創網站wmjy.net　（五）決定

　　適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷不適當的決定事項。

　　（六）意見

　　適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

　　（七）函

　　適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

　　（九）會議紀要

　　適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

　　第三章 公文格式

　　第十條 公文一般由發文機關標識、秘密等級和保密期限、緩急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附註、印發機關和印發時間等部分組成。

　　（一）發文機關應當寫全稱或規範化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

　　（二）涉及國家秘密的公文應當按照《水利工作中國家秘密及其密級具體範圍的規定》（水辦〔2000〕649號）標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數、序號。

　　（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”，並以書面形式說明原因及時限要求；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　（四）發文字號，包括發文單位代字、年份、序號。聯合行文只標註主辦機關發文字號。答覆有關人大、政協建議、提案的文件，發文字號由辦公室按有關規定辦理。

　　局機關發文代字分別為“長黃”、“長黃組”，以年度行文先後順序編號，如：“長黃〔2006〕3號”，其中，“長黃”代表“長垣河務局”，“〔2006〕3號”為2006年第3號文件。

　　凡使用“長黃”作為發文代字的文件，須有領導授權或委託後方能使用（其底稿交辦公室保管），“

　　（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般由發文機關、主要內容、公文種類構成。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　（六）公文如有附件，應當在正文之後、成文時間之前註明附件順序和名稱。附件名稱后不用標點符號。註明的附件和實際所附的文件、材料名稱完全一致。

　　（七）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。印章要壓在發文日期上，務必使印章與正文同處一頁，不得採取標識“此頁無正文”的方法解決。

　　（八）成文時間，以簽發人簽發的日期為準。

　　（九）公文一律按要求標註規範的主題詞。上行文按照上級機關的要求標註主題詞。

　　（十）上報的公文要在首頁註明簽發人，發文字號與簽發人姓名分列紅色反線之上的左右兩側，發文字號左空一字，簽發人姓名右空一字。

　　（十一）“請示”應當在附註處註明聯繫人的姓名和電話，如向系統內上級機關報送請示，只需標明內線電話即可；向地方部門報送請示，則需標註公網電話。

　　（十二）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

　　第十一條 公文用字。文字從左至右橫寫橫排，文中如有小標題，可用3號小標宋體字或黑體字，密級、緊急程度和“主題詞”用3號黑體字，簽發人的姓名用3號楷體字，公文標題用2號小標宋體字，主題詞的詞目用3號小標宋體字，除此之外，公文的其他部分均使用3號仿宋體字。

　　第十二條 公文用紙一般採用國際標準a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28個字，左側裝訂。底稿用紙亦要採用a4型紙。

　　第四章 行文規則

　　第十三條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示或報告。

　　第十四條 單位一般不得越級行文，應逐級上報或下達，因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級單位。

　　第十五條 “請示”應當一文一事，明確提出請示的內容；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送其下級機關。

　　報告是閱件，不得夾帶請示事項。

　　第十六條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第十七條 普發性公文，應寫為“機關各部門、局直各機構”向各部門發文。

　　第五章 發文辦理

　　第十八條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括擬稿、審核、呈簽、簽發、校對、繕印、用印、登記、分發、立卷、歸檔等程序。

　　第十九條 凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。

　　第二十條 草擬公文應當做到：

　　（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行，並加以說明。

　　（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，直述不曲，文字精練，標點準確，篇幅力求簡短。

　　（三）機關各部門必須使用局統一印製的發文處理紙，並按要求在發文處理紙上填寫標題、發文代字、主送單位、抄送單位、份數、擬稿單位、擬稿人、日期、附件名稱、主題詞等。根據實際需要，標註文件的密級和緊急程度。如屬“請示”，應將聯繫人和聯繫電話標註在發文處理紙上。

　　凡發文處理紙上已寫明的內容，如發文字號、標題、日期、附件等，均不要在底稿上出現。

　　底稿頁面設置應符合《國家機關公文格式》的要求，即上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。

　　（四）人名、地名、數字、引文述語要準確，做到前後一致。引用公文應當先引制發機關和標題，后引發文字號（並加上圓括號）。日期應當寫明具體的年、月、日，嚴禁用“05年”代替“2005年”等類似現象的發生。

　　（五）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

　　（六）必須使用國家法定計量單位。

　　（七）用詞用字準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，並註明簡稱。規範化簡稱因為已經約定俗成，不必註明。

　　（八）主送和抄送單位名稱要規範；全稱、簡稱要準確，在同一文件中繁簡應一致，隸屬關係和層次要分明；標點要準確，同一性質和級別的單位之間用頓號，其他用逗號或分號。

　　機構名稱規範：“水利部黃河水利委員會”規範簡稱為“黃委”，“黃河水利委員會河南黃河河務局”規範簡稱為“河南河務局”，“河南黃河河務局新鄉黃河河務局”規範簡稱為“新鄉河務局”，“新鄉黃河河務局長垣黃河河務局”規範簡稱為“長垣河務局”，嚴禁使用“省局”、“市局”、“縣局”的說法。

　　（九）供領導審簽發文的閱件要齊全，如，復文一般應有對方來文和與文件有關的其他資料。隨文印發的附件，要用全稱寫在附件欄內，兩個以上附件要分列序號。附件必須符合《國家機關公文格式》的要求，不得擅自裝訂成冊，封皮及內容應為普通a4複印紙，不允許使用硬紙。

　　第二十一條 簽發文件

　　向上級的重要請示、報告和向下級單位部署全局性工作及其他重要文件，由主管領導審定，局長簽發；局長外出時，由主持工作的副局長簽發。其他文件由主管領導簽發。如單位一把手擔任非常設機構的主要負責人，相關業務的文件則須由一把手簽發，主管領導審稿后在“會簽”欄填寫意見。

　　單位負責人簽發文件要認真負責，嚴格把關，簽署自己的意見、姓名和時間。

　　文稿一經簽發一般不再改動。發現個別誤差，由辦公室負責訂正。如需改變原意，須重新請示原簽發領導。

　　第二十二條 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

　　第二十三條 草擬、修改和簽發公文，用筆用墨必須符合存檔要求（不得使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

　　第二十四條不得在文稿裝訂線外書寫。領導批示文字和其他簽署意見的文字不得越過裝訂線。主辦人員應主動協助辦理。

　　第二十五條 發文程序

　　（一）公文送領導簽發之前，由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，是否需要與有關部門協商或會簽，文字表述，文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。

　　（二）發文程序：

　　主辦部門承辦人擬稿→部門負責人核稿→辦公室主任審核→局領導簽發→辦公室秘書核稿→打字室繕印（擬稿部門校稿）→辦公室蓋印→封發。每個環節都要由經手人簽字（電子公文運轉程序與此相同）。

　　（三）各部門必須按此程序辦理公文，不得直接將文件初稿送局領導簽發，嚴禁文件倒流。

　　（四）各部門送給局領導的書面報告、請示、文件、資料等，應由辦公室統一傳遞，各部門不得隨意自行送給局領導。

　　（五）繕印文件由文印人員按急緩程度辦理，其他人員不得自行要求打印或複印。嚴格控制文件印製數量，避免浪費。

　　（六）校對文件要認真、負責、全面，若因校對原因導致文件出現錯誤，應當追究校對人的責任。

　　（七）公文正式印製前，辦公室應當進行複核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。經複核需要對文稿進行實質性修改的，應當按程序複審。

　　（八）公文用印要嚴格按照審批權限規定，發現手續不完備或不符合辦文要求的應與辦文部門商量補辦或重辦，否則不予用印。印鑒管理人員要對公文格式內容進行核對，發現錯誤要及時返迴文印室更正。用印要端正、清晰，按簽發數量用印，不得多蓋。

　　（九）分發前，分發人員要對公文作最後檢查，確認無誤后再分發。

　　第二十六條 絕密件和註明不準複製的其他密件，未經制發單位批准，不得擅自複製。

　　第二十七條 傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保安全，利用計算機、傳真機、電子郵件等傳輸秘密公文，必須採用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機、電子郵件傳輸。

　　第二十八條 內部明電、便函、會議紀要由辦公室文印部門統一編號，各部門不得擅自編號，底稿交辦公室管理、歸檔。

　　第二十九條 局屬單位上報局的公文一律一式7份。

　　第六章 收文辦理

　　第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第三十一條 需要辦理的公文，由辦公室根據內容和性質及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。

　　第三十二條 承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬於本部門職權範圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回辦公室並說明理由。

　　第三十三條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　第三十四條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室收文管理人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　凡各類會議發放的、需要由我局執行、辦理的文件，在會議結束后，與會人員要及時送交辦公室簽收、運轉，不得私自存放，以免漏辦。

　　第七章 公文歸檔

　　第三十五條 公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

　　第三十六條 公文歸檔，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。

　　第三十七條 案卷定期向檔案部門移交，個人不得保存

　　第八章 公文管理

　　第三十八條 公文由辦公室專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第三十九條 公文複印件作為正式公文使用時，應當加蓋複印機關的證明章。

　　第四十條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　　第四十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別並經辦公室負責人和相關業務部門負責人批准，可以銷毀。銷毀秘密公文及涉密資料應當到指定場所由二人以上監銷，並做好登記，保證不丟失、不漏銷。

　　第四十二條 部門合併時，全部公文應當隨之合併管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

　　第九章 附則

　　第四十三條 行政法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規定處理。

　　第四十四條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

　　第四十五條 本辦法由局辦公室負責解釋。

　　第四十六條 本辦法自發布之日起施行，其他有關機關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。