巧用協同０ａ做好文秘工作

　　巧用協同OA，做好文秘工作

　　文秘工作是常見的一個工作種類，在行政事業單位和企業中都佔據比較重要的地位。文秘有大量的時間是與文字打交道，同時又是經常會兼帶一些管理工作，甚至會成為領導的幫手和喉舌。

　　由於文秘工作的特殊性，使文秘工作會直接影響公司的管理執行力和工作效率。同時，文秘也是單位里離領導最近的人員，其工作成效會直接影響領導對他的評價。如何做好文秘工作，成為管理工作特別是辦公室管理的重點，也成為從領導到文秘本人的工作重心。

　　做好文秘工作有許多基本的素質和技術，如：靈活的頭腦、勤懇的精神，以及良好的文字組織能力和口頭表達能力，和組織協調能力等等。除此之外，近年來隨電腦和網絡普及而興起的協同OA，也成為做好文秘工作的有力助手。

　　協同OA是協同軟件在辦公自動化中的應用，也是協同軟件最為基礎的應用之一。什麼是協同軟件呢，按照我國產品競爭力第一的協同軟件廠商復旦協達Ctop.CN的定義：以互相配合為主要應用目標的軟件稱之為協同軟件。依據《計算機世界》的市場調查數據顯示：公文管理、日程管理、信息共享與交流，是目前協同軟件的三個應用重點。

　　雖然協同軟件不僅僅是為了滿足文秘工作的要求，但協同軟件能夠切實提高文秘工作的質量和效率，文秘人員已經成為協同軟件最常用的操作者。巧妙地用好協同軟件在OA中常見的以下幾個方面功能，對做好文秘工作大有幫助。

　　公文管理，實現協同寫作

　　協同寫作是協同OA最早的應用之一，也是目前最為廣泛的協同應用。在復旦協達等主流協同軟件中，基於協同寫作應用思想的公文管理，都作為重要的功能模組單獨列出。公文管理中的協同寫作思想，能夠支持多人依據一定條件，共同編輯、修改、審核一篇文檔。協同寫作實現了單人電子寫作不好實現的一些功能，如：筆跡留痕、電子印章、手寫簽名與手寫批註，同時在文檔的修改意見、核稿等方面更加自動化。

　　日程管理，優化時間管理

　　協同OA中另一個常見的功能就是日程管理，該功能能夠有效優化時間管理的效率。“時間計劃”能夠幫助文秘做好事前規劃，從容面對繁多的工作安排；“工作提醒”無須人為干預和記憶，就能自動化動提醒應該處理的工作，使文秘人員能夠大大降低工作安排的記憶量，使工作更加輕鬆；“日程視圖”能夠通過圖形的方式，一目了然地掌握應該處理的工作，對工作安排做到心中有數，從容應對。

　　表單流程，讓管理更加規範

　　文秘在日常工作中，經常碰到有人跨越管理規定，不照流程做事的情況。甚至有人找文秘“幫助”，希望文秘能夠在領導那裡有所通融，使文秘左右為難。復旦協達等協同OA中的表單流程功能，可以將日常工作內容全部表格化，再通過圖形化的工作流，將管理表格按照即定的工作程序和規範流轉。表單加流程的協同模式，不僅大大提供了工作效率，而且增強了管理的嚴肅性，使文秘不再面臨“人情”與“制度”兩難選擇的境況。

　　信息共享與交流，因溝通而和諧

　　信息共享與交流在復旦協達等協同OA中的對應功能，主要是知識管理、網絡硬盤、新聞、通知、公告、討論，以及電子郵件、即時通訊等等。協同OA中的信息共享與交流，能使單位內部因信息透明、溝通及時，而營造出和諧的人文環境，從而顯著提高工作效率。在日常工作中，文秘往往是重要信息的掌握者，通過協同OA能使信息的共享與交流能夠更加通暢，同時更加正規化，避免“小道消息”和不良信息的負面影響。文秘人員也會因消息發布與溝通更為得當，從而使自身的工作更有成效。

　　檔案管理，文件管理更高效

　　檔案管理是文秘人員日常工作比較繁重的工作內容之一。在企事業單位和黨政機關內，因日常工作積累的文件、檔案大量存在。有些單位設有專職檔案管理人員的，文秘人員需要將工作中的文件一一整理送交歸檔，如果領導需要查閱再借出，閱讀完后再歸還，如此往複，浪費大量時間。沒有設置專職檔案管理人員的單位，文秘往往還會承擔檔案管理的角色，檔案歸檔、整理、出借、入庫等等工作，更是繁重。協同OA中的檔案管理功能，能夠用電腦自動實現檔案在多人間的歸還、借閱、入庫等等工作，大大提高了工作效率，減少了文秘的工作負荷。

　　當然，協同OA還有許多對為秘工作很有幫助的功能，如復旦協達協同OA里獨到的會議管理，以及小汽車、會議室等共享資源的借用管理等等功能，都有助於文秘提高工作效率，減少工作差誤。

　　協同OA從初現市場到目前逐漸風行，證明了協同OA對工作所帶來的幫助確實很大。協同OA已經成為現代化辦公的流行與時尚，對於行政管理人員，特別是文秘而言，協同OA更是成為工作中不可缺少的得力助手。