論秘書的修養

　　摘要：信息時代對秘書的素質有較高的要求，良好的修養在很大程度上決定秘書的成功與否。結合秘書工作的性質與特點，對秘書的行為進行觀察與研究，分析秘書作為輔助角色不可或缺的修養成分。同時，指明秘書培養良好修養的目標與方向，探尋提高秘書修養的方法與途徑，肯定秘書修養在秘書工作中的重要作用。

　　關鍵詞：氣質；品德；心理；風度；才能

　　一、秘書修養在秘書日常工作中的作用

　　（1）良好的修養使秘書在處理人際關係中如魚得水。人際交往是秘書工作的一個重要內容，有修養的秘書善於與人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有禮，得到對方的認可與好感，得到對方的配合，有利於交際事宜的順利完成。

　　（2）良好的修養能有效地提高工作效率。有良好修養的秘書，對待工作的態度就總是認真的、謹慎的，嚴格按照領導意圖辦事，及時完成領導下達的任務，適當場合為領導出謀獻策，有效地保證工作質量，提高工作效率。

　　（3）良好的修養使秘書有助於進行準確的角色定位。秘書是領導的參謀，有修養的秘書就能恰如其分地把握好自己的角色。秘書無決策權，無權威性，更不可擅自主張，不可過分表現，偏離處於從屬性角色的位置，給工作帶來不良影響。

　　二、秘書養成良好修養的途徑

　　2.1氣質修養

　　現代心理學一般認為，氣質是不依活動目的和內容為轉移的典型的、穩定的心理活動的動力特徵。譬如，情緒的強弱，意志力的大小，注意轉移的難易，心理活動的傾向等表現。根據心理學理論，可將秘書劃分為四種氣質類型：多血質秘書、粘液質秘書、膽汁質秘書、抑鬱質秘書。各種氣質的特點秘書具體表現不一：多血質秘書思維敏銳，擅長交際，對於維護組織的形象自有一套，但活潑好動，略顯輕浮，交際淺薄，工作能力強但不踏實，注意易轉移，易見異思遷，往往不安於枯燥的辦公室秘書工作；粘液質秘書踏實肯干，沉默寡言，不喜空談，不愛顯山露水，展示自己的才華，適合辦公室工作，當領導的幕僚，但辦事不求新，缺乏生氣；膽汁質秘書坦誠直率，但易於衝動，容易接受他人觀點，處理問題大膽、潑辣，辦事急躁，感情用事，不善於處理人際關係，常與同事甚至是領導發生爭吵；抑鬱質秘書觀察細緻，感受力強，但辦事拖拉，孤僻多疑，缺乏信心，辦公室秘書工作往往給自己造成心理上的壓力。

　　氣質一旦形成就呈穩定的狀態，表現為如何與他人交往，如何流露喜悅與悲傷，如何學習與工作，甚至是如何休息，如何走路，都塗上了個人獨特的氣質色彩。俗話說“江山易改，本性難移”，指的就是人的氣質具有穩定不易改變的特點。但是，氣質也有可塑性，並非一成不變，在後天的生活環境的潛移默化下，仍然會有某種程度的緩慢變化。每種氣質，各有所長，也各有所短，因此秘書應善於掌握自己的氣質特點，逐步適應辦公室工作的要求，以利於秘書工作的開展。

　　2.2心理修養

　　要做好秘書工作，秘書人員的心理素質至關重要。首先，要注重性格的修養。秘書在注重氣質修養的同時，也要不忘自身各方面性格的鑄造。注重以下幾方面的性格對於秘書氣質修養。（1）堅韌的意志。現代秘書處於辦公室的複雜環境，困難多，誘惑也多，因此必須具有堅強的意志力，才能勝任秘書崗位。再者，鑒於秘書可以參加各種會議，起草或保管各種機密文件，又身處領導身邊工作，對領導決策、領導行蹤最熟悉，有些人必然會從秘書嘴裡“探勢頭”、“撈八卦”，因此，秘書必須以堅強的意志力抵抗各種誘惑，不能講的，絕對不透露一絲一毫。另外，秘書的工作中應始終貫穿着堅韌的意志，才不至於做事虎頭蛇尾，中途放棄，令人難以滿意。（2）穩定的情緒。秘書整天為領導，為單位處理繁瑣的事務，工作永無止境，疲憊不堪尚且欲罷不能。而且，秘書在滿足上級要求的同時，還得顧及與同事的相處以及群眾的上訪，往往不能兼顧，兩頭為難。凡此種種，容易引起秘書情緒上的起伏。秘書不能“鬧情緒”。（3）寬容的胸懷。秘書是領導形象的補充，甚至可以說是領導的分身，因此有責任以寬容的胸懷為領導分憂排難。比如，工作中受了客戶的氣，不可當場大發脾氣，讓領導下不了台。又如，與同事之間要競而不妒，不應處處“監督”以抓其痛腳。為了協調工作的需要，秘書對下要容，對上要忍；容則能合眾，忍則能抗壓。

　　其次，要克服秘書的心理障礙。良好的心理素質是秘書人員所具備的基本生存條件。（1）秘書的自卑心理。自卑是秘書人員常見的心理障礙。由於秘書處於從屬地位，受上級的支配，與領導的一言九鼎形成鮮明對比；再加上秘書工作辛苦，繁，雜，細，卻仍常受到批評責怪；秘書還常因工資有限而囊中羞澀，這一切，便容易使一些秘書滋生自卑的心理，工作上壓抑，缺乏熱情。為此，秘書應確實認識秘書的職業特點，並非地位卑微，擔當被支配的角色，只是社會勞動分工的不同，地位上實質是人人平等的。有了這種認知，秘書才能從根本上剷除低人一等的心理，為氣質修養的提高打好心理基礎。（2）秘書的高傲心理。這是相對於自卑心理的秘書而言的。一些秘書恃“權”而傲，認為自己是領導的化身，於是以官自居，工作越位，擅自做主，甚至以權謀私，居高臨下，欺壓群眾。然而，這種心理是在領導的背後秘密地進行的，一旦被揭發，前功盡棄。因此，秘書要時刻自我警惕，阻止這種心理的滋生、蔓延，徹底揚棄這種不正的職業心理。（3）秘書的盲從心理。秘書受領導支配，工作上處於被動狀態，於是，久而久之，養成了隨風就俗的習慣，對領導一味的贊同、遵從，使自己的意向朝着對方的意向靠攏，毫無主見。這種秘書需要明白，秘書還是領導的參謀，必要時輔助決策，過於呆板的秘書是沒有建設性意見的，要擯棄這種盲從心理，勇於大膽建議，創造性地工作。

　　2.3品德修養

　　一、除了具備良好的心理基礎，秘書還必須注重良好的品德修養。一是正氣。保持正氣，就是善與惡、正與邪、美與丑等對立的道德觀念之間的尖銳鬥爭。秘書是為領導服務，要尊重領導，只可以向領導獻策，不要妄想改變領導意圖。但是，服從不等於盲從，要有原則地協助、服務領導。領導出現錯誤，在適當場合時，要直言敢諫，闡明自己的觀點，為領導拾遺補漏。諸如現代很多領導階層的腐敗現象都禍起蕭牆於秘書，領導以權謀私，秘書卻包庇，甚至狼狽為奸；群眾要走後門，也會瞄準秘書這一關卡。這時，秘書必須以凜然的正氣抵抗住一切不正之風，在秘書這個崗位上把好關。另外，秘書總是圍繞着領導工作，在領導面前，對一個人的評價，一言一行都會影響其地位的升降，甚至前途命運，因此，秘書的嘴巴必須謹慎，不能因為對某人偏見而“公報私仇”。那麼，如何修養正氣？秘書必須塗漆防腐，時刻提高警惕，不貪不謀，慎獨隱微。

　　二、是樸實。秘書工作的性質需要秘書必備的一種修養。實踐表明，交際輕浮，夸夸其談，是秘書修養的大忌。秘書工作繁瑣，需要秘書沉着穩重、踏踏實實、認真負責，才能出色地完成任務。另外，秘書為領導服務，也是為人民服務的公僕，因此，秘書的工作對象一方面是領導，另一方面是群眾，在尊重領導的同時，還必須尊重群眾。不可以身居“要職”而借上級的權威驕橫跋扈，欺壓群眾，要與群眾建立友善的關係，這樣對秘書工作的開展才會大有裨益。秘書要秉着樸實的品德修養，對上對下，與人為善，建立良好的人際關係。

　　三、是甘當無名英雄。秘書工作的性質同時也決定了秘書默默無聞的地位，永遠只能充當“幕後角色”，絕少拋頭露面，更不可能到前台唱主角。秘書撰寫各種文件，可是簽名落款的是領導；苦思冥想出生動的演講稿，可是上台的是領導；精心策劃出精彩的晚會，可是表彰的紅冊上永遠沒有秘書的名字。就是說，秘書的成果往往是以領導或集體的面目出現，自己只能默默奉獻。這就要秘書要有甘當無名英雄的精神，同時，要從容地從事秘書工作，就要控制自己的表現欲，削弱權利慾，不與領導爭風頭，越位工作，弄虛作假。