公司規範化辦公程序的若干管理規定

　　規範化辦公程序的若干管理規定

　　一、　　文書處理程序：

　　目 的：為進一步加強和健全企業綜合檔案管理工作，規範文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業利益，反映企業的歷史面貌，記錄企業的業績文秘資源網，為企業開拓經營提供服務。

　　參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》（××字[2002]第111號）

　　附 件：《檔案庫房管理制度》

　　《檔案補充修改制度》

　　《檔案借閱及檔案材料複印制度》

　　《檔案鑒定與銷毀制度》

　　《檔案的統計制度》

　　《綜合檔案歸檔範圍及保管期限》

　　《工程經濟檔案內容及責任分工》

　　（一）　　收文：

　　1、上級機關下發的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。

　　2、綜合辦收到文件后，應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序及時辦理收文手續和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

　　3、文件由公司領導批辦后，按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理，並將承辦結果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。

　　4、文件傳閱要嚴格登記手續，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，並及時送還綜合辦。

　　5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，並負責在辦完后立卷歸檔。

　　6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規定的範圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發生，應立即逐級上報，嚴肅處理。

　　（二）　　發文：

　　1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。

　　2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發、編印、校核、用印、登記、分發等，均要有相應人員簽字。

　　3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發出的正式文件，均按業務性質歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發。

　　4、擬稿需按照公司統一要求的格式，使用統一規定的發文稿紙，書寫清楚，並連同手稿、附件，經公司領導簽發后，由主管部室送綜合辦編髮公文文號並打印分發。

　　5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規定辦理，主管部室負責校對，公文應在最後打印打字員、校對員的姓名。

　　6、發文後，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

　　（三）　　歸檔：

　　1、 公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內業），檔案室歸口綜合辦。

　　2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。

　　（1） 收集：對經核對已齊全的收發文件由檔案室協助立卷部門確定立卷範圍，刪除不需歸檔文件。

　　（2） 整理：遵循文件材料自然形成規律，保持文件之間的有機聯繫。檔案室協助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建築工程類、設備儀器類、科學技術類、建築設計類、人事檔案類。

　　（3） 檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。

　　（4） 排列：部室同一保管期限、同一類文件按發文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批複可為一件。排列順序為：批複在前，請示在後；轉發文在前原件在後；正文在前附件在後；文字材料在前，圖紙、照片在後。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。

　　（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

　　（6） 編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。

　　（7） 編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，並逐件編製歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續。

　　3、 歸檔範圍內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔範圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。

　　4、 由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢並具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔並負責妥善保管證件及文件。

　　5、 重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集並整理、歸檔。

　　6、 公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業務範圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核對,並於每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經理審核簽字後向檔案室移交，歸檔備查。

　　7、 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經部門經理審核簽字后，歸檔備查。

　　8、 工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。

　　9、 設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

　　10、　　人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批複后，10～20天內由有關部室編製人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。

　　11、　　凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。

　　12、　　涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存複印件或其他形式的公文副本。

　　（四）　　 利用：歸檔后的文件應編製檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關規定詳見附件《檔案借閱及檔案材料複印制度》）。

　　（五）　　 統計：詳見附件《檔案的統計制度》。

　　（六）　　 保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

　　（七）　　 銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

　　二、　　印信管理程序：

　　1、 分公司印鑒、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業執照原件及複印件都要通過綜合辦。

　　2、 綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業執照的管理。

　　3、 印信工作要根據情況、內容、範圍並且經過相應的批准手續及用印登記，方能辦理。

　　4、 分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。

　　5、 需使用營業執照原件或複印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出原則上不得複印，並應及時歸還。複印件應加蓋公司公章並註明“僅限於……使用”字樣。

　　6、 介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附於存根備查。

　　7、 介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。

　　8、 須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批准。

　　9、 各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、採購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。

　　10、 如工作業務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。

　　11、 印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養，以確保蓋印清晰。

　　12、 公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。

　　三、　　公函郵寄程序：

　　1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統一辦理。

　　2、一般公函（對時間及安全係數要求不高的），本着降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。

　　3、公函辦理EMS郵寄時，經手人要嚴格登記手續，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。

　　4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

　　四、　　辦公設備及用品使用程序：

　　范 圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、複印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用複印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

　　目 的：為了節約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。

　　參考文件：總公司《行政辦公設備管理規定》（××字[2002]第125號）

　　1、 辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批准后統一購置。

　　2、 辦公設備由綜合辦會同採購部統一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養。

　　3、 辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯繫維修，並建立相應的維修台帳。

　　4、 辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。

　　5、 辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。

　　6、 辦公用品由綜合辦統一購置管理。

　　7、 辦公用品要根據實際工作需要，於每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續。

　　8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批准后統一購置。

　　9、 綜合辦根據領導審批后的採購清單進行辦公用品的購置，並將採購物品分類進帳。

　　五、　　圖書購置、借閱程序：

　　1、 圖書資料由各部室經理編製購書計劃，報公司主管領導批准，由各部室自行購置。

　　2、 購置圖書後，購置人應持圖書及發票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續，由綜合辦在發票聯簽字後方可到財務部辦理有關報銷手續。

　　3、 圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

　　4、 綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。

　　5、 借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

　　六、　　信息傳遞程序：

　　1、 公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業經濟運行中起着重要意義。

　　2、 對於總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統一查收，並做好記錄，報呈公司領導後下發相關部室承辦。

　　3、 各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯繫，接到有關信息后，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，並及時處理有關事項。

　　4、 各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。

　　5、 公司建立健全呈閱件制度，各部室可採用呈閱件的形式向公司領導彙報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有迴音。