會務工作要做到三個到位

　　把握細節規範辦會

　　會務工作是辦公室的一項經常性工作，會務工作的好壞，直接影響到會議的質量和效果，而會務工作能否做好，往往取決於對細節的把握。在辦會工作中，一個通知的發放不到位，一個座位的安排不合理，一個話筒的聲音不正常，一個資料的裝訂不齊全等等細節上的問題，都會使會務工作不到位，給會議的質量和效果帶來影響，所以要搞好辦會工作，就必須以細緻的作風，對會務工作中的細節細心觀察，潛心把握，精心組織，實現精益求精辦會的目標。具體來說，要從細節上做到“三個到位”。

　　一、從細節上做到會前準備到位

　　組織一次會議，會前準備到位是關鍵，只有會前準備充分，才能保證會議的順利召開。會前的準備工作是由若干細節組成的，在做會前準備工作前，就要充分考慮各個細節，並根據考慮到的細節制定好會務工作方案。制定會務工作方案本身就是一個細節，注重這個細節就能發現並把握其他方面的細節，完善會前準備工作，提高工作效率，減少工作中的失誤和差錯，特別是召開緊急的大型會議等，儘管時間要求急，但磨刀不誤砍柴工，制訂了方案，就不會造成手忙腳亂、頭緒不清的局面，避免出現差錯甚至返工等現象。在制定會務工作方案時，要根據會議的規模、層次等，考慮會議有哪些細節上的要求，如會標的製作、會議通知的發放、座次的安排、資料的發放、會場的布置等等，要把這些細節上的內容安排到人、責任到人。制定一個完善的會務工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召開的XX考核工作動員大會，其會務工作時間緊、任務重、標準高，要求在極短的時間內搞好會務準備工作，為此，我們在制定方案時潛心把握細節，除考慮到會標製作、通知發放、座次安排、資料發放、會議簽到、會風督查等細節上的內容外，還吸取黨代會會務個別細節上不到位的教訓，為確保正常供電，會前三次與縣電力局聯繫，在安排座次時，由於會場座位不夠而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會人員的情緒，便與黨校等單位聯繫，搬來統一的會議椅作為加排，並電話通知安排坐加排的與會人員，向他們說明情況，做好解釋，得到了與會人員的理解和支持。象這樣的細節問題，在會務工作中經常出現，只有細節考慮具體、安排到位，在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容，從而保證會議質量和效果。

　　二、從細節上做到會中服務到位

　　會中服務是辦會工作的重要一環，做好會中服務，要對細節細心觀察，只有把握好每一個細小環節，才能使每一次會議開得井然有序。首先，要對會議中的一些常規性的細節服務進行規範，針對同類型的會議，要規範服務標準，做到有章可循。如縣委常委會議具有很強的政治性和嚴肅性，其會務工作標準高、要求嚴，服務不能隨意化、簡單化，我們除保證會場整潔等基本要求外，還從細節上把握，規範服務標準，提高服務質量，專門制定了《縣委常委會議服務工作規程》，其中規定將茶杯放在與會人員右側，將統一製作的標籤牌放在與會人員的左側，話筒的傾斜度大概一致，對資料的分髮根據會議議程按由上至下的順序擺放在與會人員會議桌上的正前方，側看要求基本成一條直線等，這些細節上的規範，保證了會議桌上的整個擺設整齊劃一；另外要求在開會前30分鐘打開音響設備、視天氣情況開啟空調、會議中每隔30分鐘添加一次開水等，有效降低了服務工作對會場秩序和會議氛圍的影響，便於維護嚴謹的會場秩序、嚴肅的會場氛圍。其次，由於會中服務還具有不確定性，這就要求會議服務人員發揮好主觀能動性，從小處入手，細心觀察、善於把握細節，把握好與會人員的服務需求，如在一次會議上需傳達學習上級領導的講話精神，我們便找到這名領導同志的講話，複印發給每位與會領導，這一服務舉措，雖然領導沒有要求，但我們提前、主動搞好服務，確保了從細節上做到服務到位。

　　三、從細節上做到會後整理到位

　　辦會工作是個整體的動態過程，不但要搞好會前準備、會中服務，還要搞好會後服務，但以往工作中我們往往忽略了會後整理工作。對此，我們從細節入手，在一個會議召開后，既及時將會議記錄、會議資料等進行整理，又及時整理好會場，如對縣委常委會議、書記辦公會議等決策性會議及時整理會議記錄，形成會議紀要，並把握好形成會議紀要的時間要求；對部署工作、布置任務等全縣性工作會議及時整理會議資料。對會議資料進行整理雖然沒有明確要求，但體現了辦公室服務工作的主動性、細節性，既有利於規範對會議資料的分類、保管、存檔，又便於以後查找和翻閱相關資料。我們對每次全縣性大會和重要工作會議的會務安排、領導講話、政策文件等裝訂成冊，分送給相關領導和科室，做到會議內容一目了然，以便於領導查閱資料，便於督查人員掌握會議精神，加強督促落實。及時整理會場既是一個細節問題，也是對工作作風的檢驗，如一天晚上召開常委會議后，由於第二天是星期六，加上當天會議散會時已達凌晨，我們便準備第二天整理會場，當晚沒有及時整理，而第二天剛好有個接待活動需要在會議室舉行，這一細節上的疏忽，造成了工作上的十分被動。此後我們十分注重加強這項工作，確保了會場整理及時。